5 fouten in de boekhouding die je nooit meer gaat maken

Wie het woord ‘boekhoudblunder’ Googelt komt direct twee flinke bedragen tegen. Een Groningse studentenclub had een feestje dat €322.000 euro duurder was dan begroot en het verlies van General Motors was in een zeker jaar maar liefst 2 miljard euro hoger dan verwacht. De oorzaak was in beide gevallen hetzelfde: een boekhoudblunder.

Gelukkig heeft de gemiddelde Nederlandse ondernemer niet met zoveel nullen te maken en is de boekhouding vaak een stuk overzichtelijker. Door het steeds slimmer worden van de online boekhoudprogramma’s  gaan zelfs steeds meer ondernemers zelf (een deel van) de boekhouding doen. En dat kan prima, een nette administratie bijhouden hoeft namelijk helemaal niet zo ingewikkeld te zijn. Twijfel je of je zelf de boekhouding kunt doen? Om je te helpen hebben we alvast een aantal veel gemaakte fouten uit de boekhouding op een rijtje gezet. Kun je die vanaf nu in ieder geval niet meer maken!

1. Geen Zakelijke bankrekening openen

Veel startende ondernemers beginnen hun business vanaf hun privérekening. De eerste facturen, zoals de inschrijving en het uittreksel van de Kamer van Koophandel, pin je zonder probleem van je eigen bankrekening. Als je dit langer volhoudt kan het toch wat vervelender worden voor de boekhouding. Want die ene pintransactie bij de lokale supermarkt op 14 januari, was dat nou voor die zakelijke lunch of voor de verjaardag van Wouter. Je raakt al snel het overzicht kwijt.

Door een zakelijke bankrekening te openen houdt je niet alleen je transacties gescheiden, je kunt ook gebruik maken van automatiseringsoplossingen. Zo zijn de banktransacties van zakelijke rekeningen wél en van privérekeningen niet direct in een boekhoudprogramma te zetten. Natuurlijk is een zakelijke rekening meestal iets duurder, maar het zorgt er wel voor dat een deel van de bankadministratie zelfs automatisch voor je verwerkt kan worden.

2. Fouten in factuurnummers en -data

Ondernemers die hun facturen maken in Word of Excel zullen het wel herkennen. Je wilt een factuur versturen die je al een keer eerder hebt verstuurd. Je zoekt het document op, kiest voor kopiëren, verandert nog een paar dingetjes en klaar. Gelukkig realiseer je je net op tijd dat je het factuurnummer of de factuurdatum nog niet veranderd hebt. Toch wijst de praktijk uit dat dit heldere momentje vaak niet of te laat plaatsvindt. Het gevolg: een foute datum of een dubbel factuurnummer, leg dat maar weer uit aan de accountant of boekhouder.

Gelukkig zijn ook deze fouten eenvoudig te voorkomen. Door gebruik te maken van een boekhoudprogramma zul je nooit meer een foute datum of dubbel factuurnummer tegenkomen. Zelfs bij het kopiëren van een factuur wordt de actuele datum en automatisch het opeenvolgende factuurnummer gekozen. Extra voordeel is dat de facturen direct vanuit het programma via e-mail worden verstuurd, je hoeft dus niet meer handmatig op te slaan en je e-mailprogramma te openen.

3. Administratie loopt altijd achter de feiten aan

Als ondernemer is het belangrijk om te weten hoe je business er financieel voorstaat. De meeste antwoorden op financiële vraagstukken komen uit de boekhouding en het helemaal bijwerken van de administratie kan dus van levensbelang zijn. Toch hebben veel ondernemers in Nederland de boekhouding niet altijd netjes op orde. Pas als de BTW deadlines razendsnel dichterbij komen, of als de accountant erom vraagt, start de zoektocht naar alle facturen en bonnetjes. Stapels en prullenbakken worden doorgespit en te vaak kunnen we het papiertje niet meer overleggen.

Door op vaste momenten de boekhouding te doen, is de kans op een achterstand veel kleiner. Bovendien kan het direct doorsturen van bonnen en facturen ervoor zorgen dat er nooit meer documenten kwijtraken. Bij veel boekhoudprogramma’s kun je direct een foto met je smartphone maken van een bonnetje of factuur.

En het goede nieuws: als je foto goed gemaakt is mag je het bonnetje vaak zelfs weggooien van de Belastingdienst. Door alle financiële documenten direct te fotograferen of e-mailen naar de boekhouding is je administratie veel sneller up-to-date en heb jij het inzicht dat nodig is om op basis van juiste informatie beslissingen te maken.

4. Geen debiteurenbeheer voeren

We hebben gemerkt dat veel ondernemers het lastig vinden om klanten na te jagen vanwege openstaande facturen. Deze klanten (of debiteuren) hebben diensten of producten van jou ontvangen en krijgen hiervoor een factuur die zij moeten betalen. Het niet najagen van debiteuren kan ertoe leiden dat er geen geld meer binnenkomt en dat je zelf problemen krijgt met het betalen van jouw inkoopfacturen. In financiële termen gaat dit over de liquiditeit van jouw business, dus hoeverre ben jij in staat om aan jouw verplichtingen te voldoen. Niet betalende klanten kunnen hiervoor een serieus probleem zorgen.

Het is daarom belangrijk om debiteuren wel te herinneren aan het feit dat zij jou nog moeten betalen. Dat hoeft niet direct met incassobureau’s, maar dat kan ook met een net beleefd berichtje. Het is in ieder geval belangrijk om je klanten aan de betaling te herinneren zonder dat de band tussen de twee partijen beschadigd wordt, ga hier dus goed mee om. Vanuit de meeste boekhoudprogramma’s kun je direct een nette herinnering of zelfs een aanmaning sturen. Voor de hardnekkige wanbetaler kun je vaak zelfs koppelen met een incassobureau. Maar laten we hopen dat dat niet nodig is.

5. Geld voor de BTW zelf uitgeven

Het lijkt aantrekkelijk. Je stuurt een factuur voor €100, maar krijgt €121 gestort. Sommige ondernemers gebruiken de €21 belastinggeld (BTW) ook om eigen uitgaven te betalen. Maar aan het eind van het kwartaal staat de Belastingdienst onherroepelijk voor de deur. Als ondernemer in Nederland incasseer je als het ware een deel van de BTW voor de overheid. Deze BTW moet je natuurlijk, zoals vrijwel iedere ondernemer weet of moet weten, afdragen aan de Belastingdienst. Soms komt een ondernemer echter in de problemen omdat het af te dragen BTW bedrag hoger is dan men verwachtte.

Gelukkig is ook dit probleem makkelijk te tackelen. Een boekhoudprogramma laat jou namelijk continue zien hoeveel BTW je moet betalen of mag ontvangen. Als je dan ook nog je administratie netjes bijhoudt, weet je altijd precies wat de stand van zaken is en voorkom je betalingsproblemen bij de BTW aangifte.

Hoe voorkom je al deze fouten?

Eigenlijk zijn de meeste fouten bij het voeren van de boekhouding op te lossen met één slimme handeling: neem een (online) boekhoudprogramma. Door alle slimme innovaties en oplossingen van de laatste jaren is het boekhouden echt bereikbaar geworden voor de ondernemer. Zonder uitvoerige boekhoudkennis te hebben kun je als ondernemer snel en eenvoudig een groot deel van de boekhouding zelf doen. Natuurlijk kun je voor specifieke (fiscale) regelingen en controles altijd naar een accountant of boekhouder stappen. Sterker nog, dat raden wij zelfs aan!

Ben je benieuwd hoe een online boekhouding werkt? Probeer dan InformerOnline 30 dagen gratis en profiteer van een snelle boekhouding!