Btw-aangifte doen? Vergeet je aanloopkosten niet!

Leuker kan bijna niet: een eigen bedrijf starten met een dienst of product waarover jij gepassioneerd bent. In principe is het ook zo gebeurd, even een ondernemingsplan maken, inschrijven bij de KVK, en nog wat andere zaken regelen en je kunt van start! Het is dan wel belangrijk om goed bij te houden wat het allemaal heeft gekost om jouw bedrijf tot stand te brengen, dat noem je aanloopkosten. Deze kosten neem je ook mee in je eerste btw-aangifte. Hoe aanloopkosten precies werken, ontdek je in deze blog!

Wat zijn aanloopkosten?

Zoals hierboven al even kort beschreven zijn aanloopkosten eigenlijk alle kosten die je maakt om je bedrijf te starten, voordat je dus ingeschreven staat bij de KVK en de Belastingdienst je erkent als ondernemer. Het gaat hierbij puur om kosten die gemaakt zijn vanuit een zakelijk oogpunt. Dat dure nieuwe pak wat je gekocht hebt telt in dit geval helaas niet mee, aangezien deze aankoop niet essentieel is om jouw onderneming tot stand te laten komen.

Voorbeelden van aanloopkosten zijn:

Nieuwe laptop, die je per se nodig hebt voor jouw bedrijf;
Hosting van bijvoorbeeld emailadressen of de website;
Het designen en bouwen van je website;
De aanschaf van kantoorartikelen;
Advies winnen;
Kosten voor je administratie;
Drukwerk;
Marktonderzoek.

Dit zijn slechts een aantal voorbeelden van kosten in de aanloopfase. Heb je andere kosten gemaakt, stel jezelf dan altijd de volgende vraag: "Heb ik dit écht nodig (gehad) om mijn bedrijf te laten starten?". Onthoud dat de kosten maximaal 5 jaar voor de start van jouw onderneming gedaan mogen zijn.

Waarom moet je aanloopkosten bijhouden?

Nu denk je misschien: "Maar waarom moet ik kosten bijhouden die ik vóór de start van mijn bedrijf heb gemaakt?". Daar zijn twee goede redenen voor.

Aanloopkosten zijn aftrekbaar

Ten eerste is de btw over deze kosten aftrekbaar! En dat is goed nieuws, want dit houdt in dat je deze betaalde belasting mag terugvragen bij jouw eerste btw-aangifte. En omdat jij waarschijnlijk nog niet heel veel sales hebt gedraaid in je eerste kwartaal als ondernemer, kan dat zomaar leiden tot een mooie financiële meevaller.

Houd je aan de bewaarplicht

Bovendien ben je als ondernemer verplicht je te houden aan de bewaarplicht van de Belastingdienst. Dat betekent dat je iedere factuur of bon gerelateerd aan jouw bedrijf 7 jaar moet bewaren, en dus ook de facturen of bonnen van de aanloopkosten. Deze bewaarplicht zorgt ervoor dat de Belastingdienst makkelijk controles kan uitvoeren.

Hoe krijg ik aanloopkosten in de boekhouding en btw-aangifte?

Zonder gespecialiseerd programma of een dure adviseur kan het best lastig zijn om alle aanloopkosten, en eigenlijk ook de andere kosten, in de btw-aangifte te krijgen. Met een online boekhoudprogramma zoals InformerOnline hoef je je hierover totaal geen zorgen te maken. Hiermee volg je namelijk simpelweg de volgende 5 stappen:

Maak in het programma in de instellingen onder categorieën/grootboekrekening "Aanloopkosten" aan.
Upload al je bonnen en facturen. Dit kan bijvoorbeeld via de Informer-app, de uploadknop in het programma zelf, of e-mail.
Boek de bonnen en facturen die hiertoe behoren onder de gemaakte kostencategorie.
Het programma werkt vervolgens automatisch de btw-aangifte bij, op basis van de btw-bedragen op de geüploade documenten. Dit wordt doorgaans ook automatisch herkend door speciale robots.
Verzend de btw-aangifte vanuit InformerOnline aan het eind van de periode direct naar de Belastingdienst. Dat doe je in maximaal 2 minuten, omdat alles dus automatisch is bijgewerkt. En moet je betalen? Dat kan ook direct met iDEAL!

Door deze 5 stappen te volgen weet jij zeker dat jouw aanloopkosten op de juiste manier worden verwerkt in je administratie. Eerst zien dan geloven? Test dan nu 30 dagen gratis!

Floris