-min.jpg)
Wat kun je verwachten in deze gids?
- Welke administratie moet je bijhouden als ZZP’er?
- Kan ik zelf de boekhouding doen?
- Boekhouden in Excel: een goed idee of een slechte start?
- Online boekhouden met een speciaal programma als ZZP’er
- Hoe maak je een eigen boekhouding? Doe het in 6 stappen!
- Veelgemaakte fouten in ZZP boekhouding (en hoe je ze voorkomt)
Welke administratie moet je bijhouden als ZZP’er?
Het bijhouden van een complete boekhouding als ZZP’er is wettelijk verplicht. Maar wat houdt dat precies in? En is zelf boekhouding doen moeilijk? Dit zijn de belangrijkste onderdelen:
Offertes en facturen
Opdrachtgevers zijn natuurlijk enorm belangrijk voor jou als ZZP’er. Om ze te overtuigen met een steengoed aanbod, moet je een offerte opstellen. De grootste slagingskans heb je als deze er strak en professioneel uitziet én als ze hem online kunnen ondertekenen. Hoe minder moeite het hen kost, hoe meer kans op succes.
Opdracht binnengehaald? Top! Tijd om een factuur op te stellen. Voor facturen gelden wettelijke eisen: denk aan je BTW-nummer, KvK-nummer en een uniek factuurnummer. Deze moeten altijd kloppen, anders loop je risico bij een controle door de Belastingdienst.
Je uren bijhouden als ZZP’er
Houd altijd je uren bij als ZZP’er. Niet alleen voor het overzicht, maar ook om te checken of je aan het urencriterium van de Belastingdienst voldoet. Dan heb je namelijk recht op allerlei interessante aftrekken, waardoor je uiteindelijk minder belasting betaalt. Dit kun je doen in een spreadsheet, met een app, of rechtstreeks in je boekhoudsoftware. Verdiep je ook goed in wat je allemaal als uren mag tellen. Wist je dat je bijvoorbeeld je reistijd naar een zakelijke afspraak ook mee mag tellen?
Inkomsten en uitgaven
Elke betaling, inkomend of uitgaand, moet worden vastgelegd. Bewaar daarom bonnetjes en facturen, en houd ook je inkomsten goed bij. Deze informatie heb je nodig voor je BTW-aangifte en de inkomstenbelasting.
BTW-aangiftes als ZZP’er
Als ZZP’er moet je meestal elk kwartaal BTW-aangifte doen. Dit betekent dat je de BTW die je hebt ontvangen (van klanten) aftrekt van BTW die je hebt betaald (bij zakelijke uitgaven). Houd dit goed bij om problemen te voorkomen. Deze aangiftes neem je op in je boekhouding.
Inkomstenbelasting als ZZP’er
Iedereen is verplicht om inkomstenbelasting te doen. Maar als je ondernemer bent, gaat dit nét even anders. Hier geef je je totale winst op, minus je aftrekposten zoals de zelfstandigenaftrek en mkb-winstvrijstelling. Ook deze inkomstenbelasting moet je opnemen in je boekhouding.
Kan ik zelf de boekhouding doen?
Het antwoord is simpel: ja, je kunt als ZZP’er prima zelf boekhouden. Veel mensen met een eenmanszaak kiezen hiervoor. Zeker als ze net beginnen. Het bespaart kosten en geeft je inzicht in je financiën. Het is ook fijn om het zelf te begrijpen zodat je zelf de controle behoudt. Maar: hoe?! Boekhouden vraagt om een gestructureerde aanpak.
Wat heb je nodig om zelf te boekhouden?
- Een online omgeving: je kunt kiezen voor een good old Excel-sheet of een gebruiksvriendelijk online boekhoudprogramma.
- Tijd: werk je administratie met regelmaat bij. Het liefst dagelijks. Zo voorkom je dat je het overzicht kwijtraakt.
- Kennis: zorg ervoor dat je de basisbegrippen kent, zoals BTW-tarieven en aftrekbare kosten.
Twijfel je of je het wel zelf kunt? Overweeg dan een cursus, doe een deep-dive in onze kennisbank of kies voor een boekhoudprogramma dat je stap voor stap begeleidt.
Samenwerken met een boekhouder als ZZP’er
Hoewel je als ZZP’er tegenwoordig met slimme boekhoudsoftware al veel zelf kunt doen, kan een boekhouder nog steeds een waardevolle rol spelen. Waar een boekhouder vroeger vaak de volledige administratie oppakte, is die rol tegenwoordig veranderd. Veel zelfstandigen kiezen ervoor om de dagelijkse administratie zelf bij te houden, terwijl de boekhouder wordt ingeschakeld voor controles, jaarafsluitingen en strategisch advies. Zo weet je zeker dat alles klopt en kun je bij complexe vragen of fiscale voordelen rekenen op expertise.
Boekhouden in Excel: een goed idee of een slechte start?
Veel starters beginnen hun boekhouding in Excel. Logisch: het is gratis. Want als starter voelt elke euro die eruit gaat als een euro te veel. Maar is dit wel echt de slimste keuze?
Voordelen van de boekhouding in Excel
- Goedkoop! Je hoeft geen software aan te schaffen.
- We hebben het geprobeerd, maar meer voordelen konden we niet bedenken..
Nadelen van de boekhouding in Excel
- Foutgevoelig: een klein foutje in een formule kan grote gevolgen hebben.
- Kost veel tijd: je moet alles handmatig invoeren. Bijvoorbeeld de BTW-berekeningen.
- Geen automatische koppelingen: bijvoorbeeld met de Belastingdienst of met je bank.
- Geen mogelijkheid tot het maken van professionele offertes en facturen.
Online boekhouden met een speciaal programma als ZZP’er
Steeds meer ZZP’ers kiezen voor online boekhouden. Waarom? Heel simpel: hiermee bespaar je tijd en voorkom je fouten. Met boekhoudsoftware kun je veel processen automatiseren. Je doet bijvoorbeeld BTW-aangifte met een paar klikken en je banktransacties worden automatisch ingeladen en gekoppeld aan je uitgaven en inkomsten.
Voordelen van een online boekhoudprogramma
- Zekerheid: dankzij slimme automatiseringen en automatische updates heb je zekerheid over je boekhouding
- Tijdsbesparing: je administratie is binnen een paar klikken up-to-date.
- Professionele offertes en facturen: maak en verstuur offertes en facturen direct vanuit het programma.
- Automatische BTW-aangifte: met een paar klikken je BTW-aangifte de deur uit.
- Koppeling met je bank: alle transacties van je zakelijke rekening worden automatisch ingeladen.
- Kleinere kans op fouten: een boekhoudprogramma is gemaakt voor mensen zonder hele uitgebreide kennis van boekhouden.
- Ingebouwde tijdsregistratie: je uren bijhouden als ZZP’er wordt héél makkelijk met een boekhoudprogramma.
Nadelen van een online boekhoudprogramma
- Het kost geld. Maar het is alsnog véél goedkoper dan alles laten doen door een boekhouder of een boete van de Belastingdienst. De facturatie kan je dan weer wel heel makkelijk opnemen in je administratie.
Hoe maak je een eigen boekhouding? Doe het in 6 stappen!
- Open een zakelijke bankrekening. Want privé en zakelijk gescheiden houden is wel zo fijn, toch?
- Kies een online omgeving. Ga je voor Excel, of toch voor een online boekhoudprogramma?
- Maak je administratie overzichtelijk. Maak bijvoorbeeld categorieën aan voor inkomsten en uitgaven en registreer de belangrijke gegevens van je opdrachtgevers.
- Stel offertes en facturen op. Gebruik hiervoor een sjabloon of gebruik je boekhoudprogramma.
- Houd je inkomsten, uitgaven en tijd bij. Maak hier regelmatig tijd voor. Doe het handmatig in het geval van een Excel-boekhouding of automatisch in een boekhoudprogramma.
- Doe op tijd aangifte. Doe iedere drie maanden je BTW-aangifte en jaarlijks je inkomstenbelasting.
Veelgemaakte fouten in ZZP boekhouding (en hoe je ze voorkomt)
Iedereen maakt fouten. Maar bij je boekhouding voorkom je dit het liefst. Deze fouten worden het meest gemaakt:
- Te laat bijwerken van je administratie als ZZP’er. Plan wekelijks een moment om je administratie bij te werken.
- Privé en zakelijk door elkaar. Open meteen die zakelijke rekening. Anders wordt het een troepje. Echt waar.
- “Waar heb ik dat bonnetje nou gelaten?” Scan je bonnen meteen. Of maak er een foto van.
- Fouten in de aangiftes. Wanneer je boekhouding niet 100% klopt, doen je aangiftes dat ook niet. Dit moet je dus voorkomen.
Boekhouden zónder hoofdpijn? Informer maakt het simpel
Met Informer wordt boekhouden een stuk makkelijker en minder stressvol, zodat jij je volledig kunt richten op je business. Je BTW-aangifte is binnen twee minuten verstuurd naar de Belastingdienst. Professioneel offreren en factureren gaat razendsnel; binnen een minuut staat er een offerte of factuur klaar die voldoet aan alle eisen. Betalingen verlopen sneller dankzij een betaallink op je facturen, en je cijfers zijn altijd up-to-date dankzij slimme automatisering. Informer houdt je administratie strak en overzichtelijk en biedt persoonlijke support, zodat je nooit met vragen blijft zitten.
