-min.jpg)
Alles over het maken, versturen en ontvangen van facturen als ZZP'er
Factureren: het is misschien niet de leukste taak van het ondernemen (of wel), maar wel één van de belangrijkste. Want zonder facturen komt er geen geld in het laatje. Of je nu een beginnende ZZP'er bent of een oude rot in het vak; een goed systeem voor het maken, versturen en bijhouden van facturen is essentieel. Wanneer jouw facturen duidelijk, professioneel en kloppend zijn, krijg je sneller betaald én voldoe je aan de wettelijke eisen.
Hoe maak je als ZZP'er een factuur?
Het opmaken van facturen kan als beginnende ZZP’er overweldigend zijn. Maar met de juiste aanpak is het prima te doen. Het belangrijkste is natuurlijk dat ‘ie klopt, dat je voldoet aan de eisen van de Belastingdienst en dat hij duidelijk is voor je klant. Maar hoe pak je dat aan?
Wat moet er in een factuur staan?
Dit zijn de basiscomponenten die terug moeten komen op iedere factuur:
- Jouw bedrijfsgegevens: je naam, zakelijke adres, KvK-nummer en BTW-identificatienummer.
- Een factuurnummer: iedere factuur moet een uniek nummer hebben.
- De factuurdatum: dit is de datum waarop je de factuur opstelt
- De klantgegevens: zorg dat de (bedrijfs)naam en het zakelijke adres van de klant volledig staat vermeld.
- Een omschrijving van de producten of diensten: beschrijf wat je hebt geleverd en wanneer. Doe dit kort en bondig.
- Het eindbedrag: vermeld duidelijk het bedrag exclusief BTW, de BTW zelf, en het totale bedrag.
Tip: neem deze componenten over in een checklist zodat je niets vergeet. Of maak gebruik van een boekhoudprogramma om tijd te besparen.
Hoeveel BTW moet er op een ZZP-factuur?
Het BTW-tarief hangt volledig af van wat jij doet en verkoopt. In principe is 21% het standaardtarief. Het grootste deel van de ZZP'ers valt daar dus onder. Maar er zijn uitzonderingen:
- 9% BTW: dit tarief geldt bijvoorbeeld voor de verkoop van boeken, voedingsmiddelen en sommige diensten zoals schoonmaak en kappers.
- 0% BTW: dit tarief kan gelden wanneer je klanten buiten de EU hebt.
- Vrijgesteld van BTW: sommige sectoren zijn volledig vrijgesteld van BTW. Denk hierbij aan de zorg en het onderwijs.
Ben je onzeker over welk tarief je moet hanteren? Check dit dan altijd goed op de website van de Belastingdienst of vraag advies aan je boekhouder. Ga niet zomaar iets invullen op je facturen.
Voorbeeld ZZP-factuur
Gebruik voor het opstellen van facturen een factuursjabloon of software die de structuur al voor je klaarzet. Hieronder een voorbeeld ZZP-factuur zoals hij eruit ziet in de Informer software.
Factuur maken: handmatig of online?
Hoewel je een factuur handmatig kunt maken in bijvoorbeeld Word of Excel, kiezen veel ZZP’ers voor een online tool. Dit is sneller, makkelijker, en hierdoor weet je zeker dat jouw factuur aan alle eisen voldoet.
Hoe werkt een factuur maken online?
Met een online boekhoudprogramma is het maken, versturen en monitoren van een factuur erg simpel. Je vult de gegevens van je klant in, en hetgeen wat je verkocht hebt, en het programma genereert automatisch een nette factuur. De BTW-berekening wordt voor je gedaan, iedere factuur krijgt een uniek factuurnummer en ook jouw gegevens komen standaard op de factuur. Hierna kan je de factuur vanuit je boekhoudprogramma ook direct versturen. Je kunt ook de factuur downloaden en vervolgens zelf versturen.
Wanneer verstuur je een factuur?
In principe is dat helemaal aan jou. Je kunt ervoor kiezen om vooraf te factureren (voorfacturen), of nadat je jouw dienst of product hebt geleverd (nafactureren). Voorfactureren heeft als voordeel dat je de betaling ontvangt vóórdat je levert. Hierdoor is er geen kans meer op wanbetaling. Het nadeel is dat dit wantrouwen kan wekken, omdat dit soms wordt geassocieerd met fraude. Nafactureren is het meest gangbaar, en zorgt voor vertrouwen bij de klant. Het nadeel is echter dat je de kans loopt dat je klanten niet (op tijd) betalen.
Sommige ZZP'ers kiezen er ook voor om het 50/50 te doen. Ze factureren dus de helft vooraf, en de andere helft achteraf. Dit model biedt meer zekerheid dan volledige nafacturering en voelt voor klanten eerlijker en veiliger dan voorfacturering. Vooral bij grotere projecten of langdurige samenwerkingen kan dit een ideale oplossing zijn.
Wat als een klant niet betaalt?
Wanneer jij aan je plicht hebt voldaan - je hebt je factuur netjes opgemaakt en verstuurd - is het aan de klant om de betaling te voldoen. Vaak heeft de klant hier maximaal 30 dagen de tijd voor. Helaas gaat het leven van een ZZP’er niet altijd over rozen en komt het weleens voor dat een factuur onbetaald blijft. Dit is wat je dan kunt doen:
- Stuur een herinnering: stuur net nadat de factuur verlopen is een vriendelijke betalingsherinnering. Misschien is je klant het gewoon vergeten. Werkt dit niet? Ga dan over op telefonisch contact.
- Aanmaning: na de (telefonische) herinnering geen betaling ontvangen? Dan is het tijd voor het iets zwaardere geschut: een officiële aanmaning. Dit bericht is vergelijkbaar met de herinnering, alleen iets dwingender qua toon. In de aanmaning maak je melding van de extra aanmanings- en incassokosten als de betaling uitblijft.
- Incassobureau: hebben de vorige stappen geen effect gehad? Dan kun je de hulp van een incassobureau inschakelen. Dit betekent dat een incassobureau de factuur voor je gaat innen. De extra kosten hiervan zijn ook voor de wanbetaler.
Rechtsbijstand: hopelijk komt het nooit zover, maar de laatste stap is het overdragen van de zaak aan de rechter. Zorg ervoor dat je controleert of je een zakelijke rechtsbijstandverzekering hebt. Met deze verzekering kun je juridische hulp inschakelen, zoals een advocaat. Deze kan de wanbetaler dagvaarden, wat betekent dat je de zaak voorlegt aan de rechter.
Inkoopfacturen verwerken: hoe werkt dat?
Naast het versturen van facturen krijg je als ondernemer waarschijnlijk ook te maken met inkoopfacturen. Met andere woorden: rekeningen die je zelf moet betalen.
Wat is een inkoopfactuur en wat is belangrijk bij de verwerking?
Een inkoopfactuur is een factuur die jij ontvangt voor de producten of diensten die jij voor je bedrijf inkoopt. Bijvoorbeeld een zakelijke laptop, de software die je gebruikt voor je bedrijf, of de materialen die je inkoopt. Het is belangrijk dat je deze netjes verwerkt in je administratie. Dat is fijn voor je eigen overzicht, maar ook noodzakelijk voor je BTW-aangifte. De BTW die je betaalt over je zakelijke uitgaven, mag je aftrekken van de BTW die je moet betalen aan de Belastingdienst.
Veelgestelde vragen over ZZP-facturen
Welke gegevens moeten op een ZZP-factuur staan?
Je eigen gegevens: je naam, adres, KvK-nummer, BTW-identificatienummer en een heldere omschrijving van wat je hebt geleverd en tegen welke prijs. De gegevens van de klant: de (bedrijfs)naam en het zakelijke adres.
Waar moet een ZZP-factuur aan voldoen volgens de Belastingdienst?
De Belastingdienst heeft duidelijke eisen aan facturen. Zo hoort elke factuur een uniek nummer te hebben, moet het juiste BTW-tarief worden gehanteerd en moet je alle verplichte gegevens opnemen,
Wat doe je als een factuur niet klopt?
Heb je je factuur verstuurd, maar ontdek je dat je een foutje hebt gemaakt? Wanneer je werkt met een boekhoudprogramma kun je de factuur aanpassen en opnieuw versturen. Maak je jouw facturen handmatig, dan moet je eerst een creditfactuur maken (hierdoor streep je de oude factuur weg), en vervolgens maak je een nieuwe, correcte factuur.
Tips voor zorgeloos factureren als ZZP'er
Gebruik een factuursjabloon
Op internet vind je veel sjablonen die je kunt gebruiken voor het opmaken van een factuur. Door een goed sjabloon te gebruiken, voorkom je fouten.
Controleer je facturen vóór verzending
Maak er een routine van dat je al je facturen goed controleert voor je verzending. Je wilt namelijk niet hoeven knoeien met je facturen nadat je ze al hebt verzonden.
Automatiseer je administratie
Met een online boekhoudprogramma wordt factureren, aangifte doen en het bijhouden van betalingen een stuk makkelijker.
Gemakkelijk facturen maken, versturen en bijhouden met Informer
Maak professionele facturen en houd eenvoudig je administratie op orde met Informer. Verstuur ongelimiteerd facturen in jouw huisstijl, voeg direct een betaallink toe, en voldoe automatisch aan alle factuureisen. Of je nu werkt op kantoor of onderweg bent, met de mobiele app maak en verstuur je binnen één minuut je factuur. Koppel je bank voor automatische betalingen en herinneringen, en krijg sneller betaald zonder gedoe. Ook herinneringen en aanmaningen sturen gaat in een paar klikken.
