Hoe doe je BTW-aangifte als zzp’er?

Wat is BTW-aangifte en waarom moet je het doen?

De BTW-aangifte is bedoeld om aan de Belastingdienst te laten zien hoeveel BTW jij voor je bedrijf hebt ontvangen, en hoeveel BTW jij hebt betaald aan zakelijke uitgaven. Het verschil tussen deze twee bedragen draag je af aan de Belastingdienst – of krijg je terug. Daarom heet de BTW-aangifte ook wel omzetbelasting. Dit proces zorgt ervoor dat de overheid haar inkomsten ontvangt en jij jouw verplichtingen als ondernemer nakomt.

Wat betekent BTW voor zzp’ers?

Als ZZP’er krijg je te maken met inkomsten en uitgaven, waarbij BTW een belangrijke rol speelt. Over je zakelijke uitgaven betaal je BTW, net zoals bij je persoonlijke uitgaven. Daarnaast reken je BTW aan je klanten wanneer je iets verkoopt. De ontvangen BTW draag je af aan de Belastingdienst. Het is daarom verstandig om dit bedrag apart te houden, zodat je het niet per ongeluk uitgeeft. Gelukkig kun je de BTW die je betaalt over zakelijke uitgaven aftrekken van het bedrag dat je moet afdragen.

Wanneer moet je BTW-aangifte doen?

De inkomstenbelasting doe je eenmaal per jaar, maar de BTW-aangifte moet ieder kwartaal gebeuren. De aangifte moet uiterlijk op de laatste dag van de maand na het kwartaal zijn ingediend. Houd dit goed in de gaten en zet dit dikgedrukt in je agenda. Je kunt namelijk een boete krijgen als je te laat bent. Dit zijn de exacte data voor de BTW-aangifte:

1. Kwartaal 1 (januari, februari, maart): uiterlijke aangiftedatum is 30 april.
2. Kwartaal 2 (april, mei, juni): uiterlijke aangiftedatum is 31 juli.
3. Kwartaal 3 (juli, augustus, september): uiterlijke aangiftedatum is 31 oktober.
4. Kwartaal 4 (oktober, november, december): uiterlijke aangiftedatum is 31 januari van het jaar erop. 

Hoe werkt BTW-aangifte voor zzp’ers?

Wanneer jij je volledige ZZP administratie goed op orde hebt ben je klaar voor het doen van je BTW-aangifte. 

BTW-aangifte zonder online boekhoudprogramma

Stap 1: Inloggen op Mijn Belastingdienst Zakelijk

Log in met je DigiD via de website van de Belastingdienst. Let op dat je dit doet via de zakelijke website. 

Stap 2: Inkomsten en uitgaven verzamelen

Zoals we al zeiden is een goede administratie eigenlijk het belangrijkste voor de BTW-aangifte. Ga dus nog eens na of je al je kosten en uitgaven perfect op een rijtje hebt. Wanneer je niet met een online boekhoudprogramma werkt, kost dit misschien iets meer  tijd. 

Stap 3: BTW berekenen

Tel alle BTW die jij hebt ontvangen bij elkaar op. Doe hetzelfde voor de BTW die je hebt betaald. Vervolgens trek je de betaalde BTW af van de ontvangen BTW. Het bedrag dat nu overblijft is het bedrag dat je moet betalen. In enkele gevallen kan het voorkomen dat het bedrag in de min is. Dat betekent dat jij geld terugkrijgt van de Belastingdienst. 

Stap 4: Aangifte invullen en versturen

Vul de bedragen in bij de juiste velden in het aangifteformulier. Controleer dit altijd zorgvuldig voordat je drukt op verzenden. Zo weet je zeker dat je geen foute aangifte verstuurt. 

Stap 5: BTW aangifte betalen

Na het indienen van de aangifte kun je deze ook direct via iDEAL betalen. Onze tip is om dit ook direct te doen. Zo voorkom je dat je het uiteindelijk vergeet, wat kan zorgen voor een boete. 

BTW-aangifte met online boekhoudprogramma

Stap 1: Verwerk

Verwerk je inkomsten en uitgaven met behulp van robots. Als het goed is kost dit geen werk omdat je dit tijdens het kwartaal zelf al hebt bijgehouden. 

Stap 2: Controleer

Check of je niets bent vergeten en of je BTW-aangifte goed klaar staat in het boekhoudprogramma.

Stap 3: Verzend

Stuur de aangifte direct vanuit het boekhoudsysteem - je hoeft nieteens meer in te loggen bij de Belastingdienst! 

Stap 4: Betaal

Betaal de verschuldigde BTW direct via het boekhoudprogramma aan de Belastingdienst. Zo mis je nooit meer een deadline!

Voorbeeld van een BTW-aangifte

Om het nog iets te verduidelijken, geven we je even een kort voorbeeld. Laten we zeggen dat je in het eerste kwartaal een totale omzet hebt van €10.000. Hiervan is €2100 ontvangen BTW (0,21 x 10.000). Daarnaast zijn je zakelijke kosten €2.000 geweest. Hiervan is €420 betaalde BTW (0,21 x 2000). Dit is hoe je dan het saldo berekend:

• Ontvangen BTW: €2100
• Betaalde BTW (ook wel voorbelasting): €420
• Verschuldigde BTW: €2100 - €420 = €1680

Dit bedrag is de te betalen BTW. 

Veelgestelde vragen over BTW-aangifte voor zzp’ers

Wanneer je net begint met ondernemen zit je waarschijnlijk nog vol vragen. Zo ook over de BTW-aangifte. Hieronder beantwoorden we de meest voorkomende: 

Hoe doe ik mijn eerste BTW-aangifte?

Voor je eerste BTW-aangifte is het belangrijk dat je vanaf de start direct een goede boekhouding bijhoudt. Zorg dat je alle facturen en bonnetjes bewaart en maak eventueel gebruik van een boekhoudprogramma. Daarna kan je gewoon de stappen volgen die wij hebben beschreven in deze gids. 

Wat moet je invullen bij BTW-aangifte?

Bij de BTW-aangifte vul je in hoeveel BTW je in totaal in het kwartaal hebt ontvangen, en hoeveel je hebt betaald over je zakelijke kosten. Dit overzicht is de basis van je uitgifte. 

Welke kosten mag je aftrekken?

Zakelijke kosten zoals kosten voor bepaalde software, kantoorartikelen, reiskosten en zakelijke abonnementen zijn aftrekbaar. Twijfel je ergens over? Check dan onze pagina over aftrekbare kosten. 

Hoeveel belasting betaal je als zzp’er?

Dit is sterk afhankelijk van hoeveel winst je hebt gemaakt, de aftrekposten waar je recht op hebt en hoeveel BTW je hebt ontvangen en betaald. Naast BTW betaal je namelijk ook belasting over je winst. 

Tips voor een zorgeloze BTW-aangifte

Het doen van je BTW-aangifte hoeft écht niet stressvol te zijn. Onderstaande tips helpen je tijd te besparen en fouten te voorkomen. 

Automatiseer je administratie

Misschien wel de allerbeste tip: automatiseer je administratie. Wanneer je gebruikmaakt van een goed boekhoudprogramma wordt je BTW-aangifte heel makkelijk. Sommige boekhoudprogramma’s hebben namelijk een directe integratie met de Belastingdienst. Hierdoor kun je jouw BTW-aangifte doen met een paar klikken, zonder dat je zelf hoeft te gaan rekenen.

Houd deadlines in de gaten

Voor de Belastingdienst geldt: deadline = deadline. Zorg dus dat je op tijd bent met je BTW-aangifte. Stel hiervoor bijvoorbeeld een herinnering in op je agenda, of gebruik boekhoudsoftware die je waarschuwt. 

Maak gebruik van een BTW-aangifte voorbeeld

Een voorbeeld kan je helpen om precies te begrijpen wat je moet invullen. Doe je jouw BTW-aangifte dus zelf, houd er dan een voorbeeld naast zodat je geen fouten maakt. 

De Kleine Ondernemersregeling (KOR)

Ben je een kleine ondernemer en verwacht je onder de €20.000 euro omzet per jaar te blijven? Dan is er een manier om géén BTW-aangifte te hoeven doen. De KOR is namelijk een vrijstellingsregeling voor ondernemers met een beperkte omzet. Je hoeft dan geen BTW in rekening te brengen bij je klanten. Het voordeel is dat je dan ook geen BTW-aangifte hoeft te doen. Maar let op: je kunt dan ook geen betaalde BTW terugkrijgen. Denk er dus goed over na of de KOR goed bij jouw situatie past. Alles over de KOR lees je hier. 

Btw-aangifte doen binnen 2 minuten met Informer

Informer maakt het doen van je BTW-aangifte makkelijker én sneller dan ooit. Dankzij onze slimme automatiseringen en directe koppelingen met de Belastingdienst hoef je geen tijd en breincapaciteit meer te verspillen aan handmatige berekeningen.