Help! Hoe verwerk ik hotelkosten in de boekhouding?

Ben je van plan om binnenkort op zakenreis te gaan en ga je overnachten in een hotel? Dan is het belangrijk om te weten hoe je de kosten van deze overnachtingen op de juiste manier kunt verwerken in jouw administratie. Dit kan een complex proces zijn, waarbij verschillende factoren zoals belastingen en btw in acht moeten worden genomen. In deze blog leer je alles over het correct verwerken van hotelkosten in jouw boekhouding en geven we je handige tips om het proces zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Wat valt precies onder zakelijke hotelkosten?

Zakelijke hotel overnachtingskosten zijn de kosten die worden gemaakt voor accommodatie tijdens een zakenreis, zoals het bijwonen van een conferentie, vergadering of training. Deze uitgaven kunnen niet alleen de kosten van de daadwerkelijke overnachting omvatten, maar ook alle andere aangeboden voorzieningen, zoals eten en internettoegang.Of de zakelijke hotelkosten aftrekbaar zijn kan door iedereen verschillend geïnterpreteerd worden. Het is daarom aan te raden om jouw boekhouder te raadplegen en de regelgeving te raadplegen om er zeker van te zijn dat je de kosten op de juiste manier verwerkt.

Wanneer zijn zakelijke hotelkosten geheel en wanneer beperkt aftrekbaar?

Geheel aftrekbaar

Of hotelkosten aftrekbaar zijn voor de belastingen, hangt af van het doel van de reis en de regelgeving in jouw land. Over het algemeen zijn deze kosten aftrekbaar als ze gemaakt zijn voor zakelijke doeleinden.In Nederland is de btw op hotelovernachtingen aftrekbaar. Voor overnachtingen in het buitenland is de btw ook aftrekbaar, maar deze moet worden teruggevraagd bij de belastingdienst van dat land. Voor EU-landen kan dit worden gedaan via een formulier van de Nederlandse belastingdienst, met een drempelbedrag van 50 euro. De btw over eten en drinken kan niet worden teruggevorderd, tenzij deze uitgaven bij de hotelprijs zijn inbegrepen. Lunches in het hotelrestaurant of drankjes in de hotelbar zijn dus niet aftrekbaar via btw-aangifte, tenzij dit op de factuur staat aangegeven.Of de hotelkosten zelf aftrekbaar zijn, hangt af van de zakelijkheid van de kosten. Als medewerkers van het bedrijf in een hotel moeten verblijven vanwege werkzaamheden op een tijdelijke locatie of zakelijke afspraken op een verre locatie, kunnen de kosten volledig worden afgetrokken.

Beperkt aftrekbaar

Hotelkosten kunnen in sommige gevallen beperkt aftrekbaar zijn, zelfs als ze zakelijk van aard zijn. Dit geldt voor kosten zoals relatiegeschenken en representatie, genotmiddelen, voedsel en drank, evenals congressen, seminars en studiereizen (zelfs als ze anders worden genoemd maar in feite op hetzelfde neerkomen). Reis- en verblijfkosten, inclusief hotelovernachtingen, voor deze evenementen zijn dan beperkt aftrekbaar.

Wat houdt 'beperkt aftrekbaar' precies in?

Als de kosten beperkt aftrekbaar zijn dan kun je kiezen uit twee opties:

1. Een drempelbedrag van 5600 euro (in 2024, in 2023 was dit 5100 euro). Onder dit bedrag kun je niets aftrekken en boven dit bedrag zijn de kosten voor congressen, seminars en studiereizen aftrekbaar.
2. De tweede optie is om 73,5% van al deze kosten van de vennootschapsbelasting af te trekken (80% in het geval dat je inkomstenbelasting moet betalen). Deze optie is meestal voordeliger voor kleinere ondernemingen, waarbij deze activiteiten minder plaatsvinden.

De beperkte aftrekbaarheid is altijd van toepassing op eten en drinken, ongeacht de reden waarom jouw medewerkers die kosten in een hotel maken, zolang het maar een zakelijke reden heeft. De beperking op de aftrekbaarheid van de kosten is altijd 73,5% van de toepassing van de drempel. Voor hotelkosten zelf maakt de reden echter wel degelijk uit. Als je overnacht in een hotel (of soortgelijke ‘logies’ zoals een pension of Airbnb) voor een seminar of congres, vallen die hotelkosten onder de beperkte aftrekbare kosten. Maar als je in een hotel verblijft om een andere zakelijke reden, zijn de hotelkosten 100% aftrekbaar.De Belastingdienst heeft ook een maximumbedrag vastgesteld voor de reis- en verblijfkosten van 1500 euro, tenzij het congres, seminar of studiereis noodzakelijk was voor het werk. In dat geval geldt het maximumbedrag niet en moet je de noodzaak van het evenement voor je werk kunnen aantonen.

Hoe verwerk ik mijn zakelijke hotelkosten in de boekhouding?

En stel, je wilt nu die overnachtingskosten in de boekhouding verwerken, hoe moet dit dan precies? Wanneer je de hotelovernachting met jouw zakelijke rekening hebt betaald, dan kan je dit net als alle andere kosten verwerken in de boekhouding. Je kunt de factuur uploaden, verwerken en vervolgens de betaling koppelen aan de bijbehorende factuur.Wanneer je met een privérekening de hotelovernachting hebt betaald, dan kun je deze kosten verwerken door eerst de factuur in Informer te uploaden. Vervolgens moet je dit via het memoriaal afboeken met als tegenrekening ‘privé’.Niet alleen hotelkosten, maar ook alle andere kosten kun je heel eenvoudig in jouw boekhouding verwerken door middel van het online boekhoudprogramma van Informer.