Wat is een Grootboekrekening en waar gebruik je het voor?

Een grootboekrekening is een categorie binnen je boekhouding. Je verzamelt hier inkomsten en uitgaven met dezelfde kenmerken. Hierdoor heb je een beter inzicht in de verdeling van de kosten en opbrengsten. Samen vormen alle grootboekrekeningen het rekeningschema, de basisstructuur van de financiële administratie.

Grootboekrekening voorbeeld per kostensoort

Door grootboekrekeningen te gebruiken creëer je meer overzicht in je boekhouding. In plaats van al je facturen onder ‘algemene kosten’ te zetten, kun je deze verdelen over specifieke categorieën. Denk bijvoorbeeld aan:

• Huisvestingskosten: voor de huur van een werkplek
• Inventaris: voor zakelijk aankopen zoals een computer of bureaustoel
• Softwarekosten: voor de aanschaf van software voor je bedrijf

Het bovenstaande geldt overigens niet alleen voor kosten. Ook verkoopfacturen zet je in het grootboek. Zo gaat de omzet waar je 21% btw over betaalt naar een andere grootboekrekening dan de omzet waar je 9% btw over betaalt.

Grootboekrekening versus categorieën

De term grootboekrekening komt eigenlijk van vroeger. Alle rekeningen samen vormen het grootboek. Vroeger waren dit ook echt aparte fysieke boeken waar je kosten op boekte. Met een online boekhouding werkt het allemaal een beetje anders. Daarom spreken we in InformerOnline niet van grootboekrekeningen, maar van categorieën. Het klinkt voor een ondernemer namelijk logischer om kosten aan een categorie te koppelen. Maar in principe is dit precies hetzelfde als boeken in het grootboek.

Wat is het verschil tussen een balans en een grootboek?

Een grootboek is een overzicht van alle transacties die je hebt geboekt in je administratie, ingedeeld per grootboekrekening. Of per categorie, zoals wij het noemen. Een balans daarentegen is een momentopname van je financiële situatie. Het toont je activa, passiva en eigen vermogen op een bepaald moment en laat zien hoe gezond je bedrijf is.

Kortom: de balans toont het resultaat van je grootboek boekingen op een bepaald moment.

Hoe gebruik je grootboekrekeningen in boekhoudprogramma InformerOnline?

Hoe je een grootboek opstelt is erg afhankelijk van jouw bedrijf en werkzaamheden. Je gaat namelijk categorieën bepalen die passen bij jouw bedrijfsactiviteiten. Denk dus na over de inkomsten en uitgaven en hoe je deze logisch kunt onderscheiden. Volg hierbij deze stappen:

1. Omschrijving: Geef een duidelijke naam aan de categorie.
2. Rekeningtype: Bijvoorbeeld omzet, kosten, of balanspost.
3. Kleurcodes: Voor extra visueel overzicht, zoals:

• Rood: kosten;
• Grijs: balansposten;
• Geel: btw-gerelateerd;
• Groen: winst.

Zodra je categorieën aanmaakt of aanpast, worden deze automatisch doorgevoerd in je balans en andere overzichten.

Meer weten over boekhouden? Bekijk onze volledige gids voor zzp boekhouden of schrijf je in voor de cursus boekhouden voor beginners om alles te leren over grootboekrekeningen en financiële administratie!