Wat is de Vervaldatum?

De vervaldatum op een factuur is de factuurdatum plus de betalingstermijn van de factuur. Deze zijn onderdeel van de betalingscondities. In de betalingscondities van de factuur worden alle betalingsafspraken vastgelegd zoals het aantal dagen waarbinnen de betaling voldaan moet worden.

Welke betalingstermijn moet ik hanteren

De betaaltermijn verschilt meestal per factuur. Veel voorkomende betaaltermijnen zijn 15 of 30 dagen. Dat wil dus zeggen dat je moet betalen uiterlijk 15 of 30 dagen nadat de factuur is verstuurd. Om een voorbeeld te geven, stel er is een factuur die is gemaakt op 14-08-2024. Je hebt ervoor gekozen een betalingstermijn te nemen van 15 dagen. Dan is de vervaldatum van de factuur 29-08-2024.

Er zijn ook bedrijven die ervoor kiezen om een langere betalingstermijn aan te houden. De maximale termijn is 60 dagen. Bedrijven kunnen wel een officiële aanvraag doen om een nog langere betaaltermijn te hanteren. Je moet hier namelijk een wettelijke uitzondering voor krijgen.

Wat als de Vervaldatum verstrijkt?

Het kan zijn dat jouw klanten nog niet hebben betaald na de vervaldatum. Er zijn dan een aantal stappen die je kunt volgen, ook wel debiteurenbeheer genoemd.

1. Stuur je klant een herinnering. Dit is een bericht waarin je nog eens vriendelijk vraagt of de desbetreffende persoon de betaling wilt voldoen.
2. Werkt de herinnering niet? Dan mag je een aanmaning sturen. Dit is eigenlijk een tweede herinnering waarin je op een iets dringendere toon vraagt of de klant wil betalen. Je kunt er ook voor kiezen om eerst even te bellen met de klant, omdat dit wellicht beter is voor de relatie.
3. Als ook bellen en de aanmaning niet aanslaan, kun je nog één bericht sturen waarbij je dreigt met een incassoprocedure. Dit noem je ook wel pre-incasso.
4. Tenslotte kun je een incassoprocedure starten. Hiervoor schakel je een incassobureau in. Probeer alleen een beroep te doen op deze optie als je zeker weet dat de klant niet wilt betalen. De relatie met je klant zal hierdoor namelijk vrijwel verdwijnen.

De Vervaldatum in je online boekhouding

In het online boekhoudprogramma InformerOnline kun je bij het maken van een nieuwe factuur of het verwerken van een inkoopfactuur de vervaldatum aangeven. Aan de hand van de vervaldatum zal InformerOnline de status veranderen die bij de factuur vermeld staat. Op het moment dat de factuur de vervaldatum bereikt zal de status veranderen van Openstaand naar Te Laat. Vanaf het moment dat de factuur de status Te Laat heeft kun je ervoor kiezen om direct een herinnering te versturen, en eventueel ook de andere 3 stappen van het debiteurenbeheer te doorlopen.