Auto zakelijk en privé rijden

Je bent ondernemer en je wilt een auto gaan rijden voor zowel zakelijk als privégebruik. Dat is een veel voorkomende situatie en daar zijn uiteraard veel vragen over. Je kan dan namelijk kiezen uit 2 mogelijkheden:

• Een zakelijke auto ook privé gebruiken.
• Een privé-auto ook zakelijk gebruiken.

Aan die mogelijkheden zitten natuurlijk een aantal regels verbonden. Welke mogelijkheid past het beste bij jouw situatie en hoe moet dit administratief bijhouden?

Zakelijke auto privé gebruiken

Bij een zakelijke auto, valt de waarde van de auto onder het vermogen van de onderneming. De gemaakte of de te maken autokosten zijn dan ook voor rekening van je bedrijf. De kosten waaraan je dan kan denken zijn:

• leasekosten
• reparatie- en onderhoudskosten
• verzekeringskosten
• motorrijtuigenbelasting
• brandstofkosten
• afschrijving van de auto (waardevermindering)

Kilometeradministratie

Wanneer je ook privé gebruikmaakt van de zakelijke auto, dan ben je verplicht om een kilometeradministratie bij te houden. Aan de hand daarvan kan de verhouding tussen zakelijk en privégebruik worden bepaald. Rij je per jaar privé minder dan 500 km, dan wordt het privégebruik buiten beschouwing gelaten en wordt de auto volledig als zakelijk gezien.

Je kunt de kilometeradministratie bijhouden in papier of in Excel. Toch zou ik aanraden om hier een echt programma voor te gebruiken. In de boekhoudsoftware van InformerOnline kun je in het onderdeel Rittenregistratie al je gereden kilometers invoeren. Daarnaast is het mogelijk om speciale software voor de rittenregistratie te gebruiken. De rittenregistratie van TrackJack is bovendien te koppelen aan je boekhouding waardoor je alle informatie op één plaats hebt.

BTW

Door de kilometeradministratie is bekend wat het privégebruik van de zakelijke auto is geweest. Van de reeds afgetrokken BTW kan nu dan ook worden bepaald wat alsnog privé aan BTW moet worden betaald. Op de website van de belastingdienst kan je een mooi voorbeeld terugvinden van hoe dit wordt berekend.

Bijtelling

Naast de te betalen BTW voor privégebruik, wordt ook een bijtelling in rekening gebracht. Afhankelijk van de CO2 uitstoot van de auto, wordt een percentage van de cataloguswaarde (16% of 22% in 2022) bij je inkomsten opgeteld, waar vervolgens inkomstenbelasting over moet worden betaald.

Privé-auto zakelijk gebruiken

Een privé-auto wordt beschouwd als onderdeel van het privévermogen. Bij de aanschaf van een auto, kan de BTW dan ook niet zakelijk worden afgetrokken.

BTW-aftrek bij gebruik

Ook al kan je bij de aanschaf geen aanspraak maken op BTW-aftrek, tijdens het zakelijk gebruik van de privé-auto mag dat wel. Dit betreft de onderhouds-, reparatie- en brandstofkosten. In dezelfde verhouding als de kilometers die zakelijk en privé met de auto zijn gereden (bijvoorbeeld 80% privé en 20% zakelijk), kan de afgedragen BTW berekend over deze kosten, aan het eind van het jaar alsnog worden teruggevorderd.

€ 0,19 per kilometer

Verder mag je voor elke zakelijk gereden kilometer € 0,19 aftrekken van je opbrengsten. Hierdoor betaal je uiteindelijk minder belasting over jouw inkomsten. Als je de gereden kilometers bijhoudt in een boekhoudprogramma als InformerOnline, kun je de declaratie van de kilometers direct in je administratie verwerken.

Wat moet je kiezen?

Een auto op naam van de zaak zetten en gedeeltelijk privé gebruiken of je privé-auto zakelijk gebruiken, blijft lastige materie. Een erg simpele conclusie is dat wanneer de bijtelling (inclusief bijtelling van de BTW) van een zakelijke auto hoger is dan de werkelijke kosten, het verstandiger is een privé-auto zakelijk te gebruiken.

Heb je echter extra hulp nodig om een beslissing te nemen, dan is het verstandig om contact op te nemen met je accountant, administratiekantoor of andere financieel adviseur. Zij kunnen jou goed adviseren bij de beslissing wat in jouw situatie het meeste voordeel oplevert. Bovendien zijn dit soort regels aan veranderingen onderhevig en kunnen de regels van volgend jaar anders zijn dan het afgelopen jaar. Laat bij twijfel je dan ook altijd goed informeren.

Weet je al welke situatie voor jou het best is, en ben je op zoek naar een programma om je gegevens in de administratie te verwerken, neem dan eens een kijkje bij InformerOnline.