Belastingtips! Iedereen wil minder belasting betalen!

Keer op keer gebeurt het mij weer: Ik zit op een verjaardagsfeestje en maak de fout “trots” te vertellen dat ik een eigen advies- en administratiekantoor heb. In no time vliegen de sterke verhalen – mijn buurman verdient tonnen en betaalt geen cent belasting – en de vragen over belasting mij op de oren.

Telkens vragen mensen mij het zelfde: Hoe betaal ik zo min mogelijk belasting? en Hoe komt het toch dat mijn man altijd zo’n puinhoop van zijn administratie maakt? Deze vragen lijken wel bij iedereen te leven, daarom neem ik daar vandaag uitgebreid de tijd voor.

Hoe betaal ik zo min mogelijk belasting?

De hoofdregel, en de basis voor de online boekhouding is heel erg eenvoudig: Alle kosten die direct en indirect te maken hebben met het bedrijf, zijn aftrekbaar!  En daar gaat het bij veel ondernemers fout! Heel vaak hebben ondernemers niet door dat de telefoon en het internet thuis, postzegels, representatiekosten (o.a. eten en drinken) en alle kosten voor de auto van de zaak allemaal zakelijk geboekt moeten worden.

Telefoon en internet thuis

Zorg dat de facturen op naam van de onderneming of ondernemer komen te staan. De facturen kunnen geboekt worden, de BTW is aftrekbaar. Aan het eind van het jaar is (waarschijnlijk) een forfaitaire correctie voor de Inkomstenbelasting nodig, maar die is altijd lager dan de geboekte kosten.

Porto en postzegels

Deze kosten zijn gewoon aftrekbaar. En toch zien wij heel weinig bonnetjes van postzegels. Waarschijnlijk worden ze gekocht in de supermarkt, en raakt het bonnetje kwijt?

Representatiekosten

Alle kosten die gemaakt worden voor de “representatie” van het bedrijf zijn aftrekbaar. Denk aan de lunch met de boekhouder, het relatiegeschenk voor uw leverancier die 50 jaar bestaat, de attenties die u (goede) klanten geeft, etc. Wel gelden er specifieke regels voor de aftrek van BTW bij deze posten. Ook wordt er aan het eind van het jaar een forfaitaire correctie van 26,5% van deze kosten in de aangifte Inkomstenbelasting verwerkt.

Het is heel belangrijk dat de administratie van deze posten fiscus-proof is. Zorg dat op de bonnen duidelijk staat met wie de afspraak was, of voor wie het cadeau was. Ook is het belangrijk dat de data van de bonnen overeenkomt met de agenda van de ondernemer. Bij een controle van de belastingdienst is dan gelijk duidelijk dat het geen privé bonnen betreft.

Auto van de zaak

Alle kosten van de auto die je zakelijk rijdt zijn aftrekbaar: brandstof (ook in het buitenland, maar BTW is dan niet aftrekbaar), onderhoud, parkeerkosten, MRB en verzekeringen, autowassen, tol (ook in het buitenland), autoaccessoires, etc. Verkeersboetes en ook parkeerboetes zijn niet aftrekbaar. In veel administraties mis ik de kosten van het wassen, en ook de buitenlandse kosten. Vaak weet de ondernemer niet dat die kosten aftrekbaar zijn, meestal is het ook slordigheid. Bonnetjes kwijt, contant betaald en geen bonnetje gevraagd…

De andere vragen zijn ook eenvoudig door mij te beantwoorden.

De boekhouding lijkt heel erg moeilijk

Maar tegenwoordig is het echt heel simpel. Met de Informer-app op de smartphone kun je van ieder bonnetje gelijk een foto maken en uploaden in de boekhouding. Door die eenvoud is het bijhouden van de boekhouding ook geen probleem meer. De dagelijkse bonnetje worden gelijk verwerkt, hoeven niet meer teruggezocht te worden. Allemaal tijdwinst! De inkoopfacturen die per email ontvangen worden, kunnen rechtstreeks doorgemaild worden naar de administratie, en bankbestanden kunnen met een paar muisklikken geupload worden.

En die buurman?

Als hij echt tonnen verdient en geen belasting betaalt, dan woont hij vast niet bij deze mensen in de straat, maar op een prachtig bounty eiland…

Jan-Gerrit Heijenk

J.G. (Jan-Gerrit) Heijenk, is directeur van deADVISEUR.nu en Scan@d Nederland. Sinds 1992 werkt hij in de accountancy en advisering voor het MKB en ZZP’ers. In zijn vrije tijd, en om te netwerken, speelt hij golf.