Hoe zit het precies met de btw over reiskosten?

Heb jij voor dit kwartaal de btw-aangifte al gedaan? Zo niet, doe dit dan snel want de deadline is 31 oktober! Als ondernemer moet je btw-aangifte doen over jouw reiskosten. Voor jouw bedrijf moeten de noodzakelijke kilometers afgelegd  worden om een (potentiële) klant te bezoeken of om bijvoorbeeld op het kantoor van een klant te werken.  Voor deze zakelijke reizen kun je gecompenseerd worden, maar het berekenen van de zakelijke reiskosten kan best complex zijn. Daarom willen wij  jou hier een handje bij helpen.

Wat zijn zakelijke reiskosten?

Zakelijke reiskosten zijn alle kosten die je als ondernemer maakt als je moet reizen voor je werk. De zakelijke reiskosten worden door de Belastingdienst gezien als bedrijfskosten en daarom mag jij deze doorberekenen aan de klant. Of je dit doet door middel van de reiskostenvergoeding apart op de factuur zetten of dat je gewoon een hoger standaard uurtarief voor jouw dienst vraagt maakt voor de Belastingdienst niet uit. Alle reiskosten worden gewoon gezien als omzet. Jij bent daarom ook verplicht om hier als zzp'er of ondernemer btw-aangifte over te doen.

Welke tarieven worden gehanteerd over de reiskosten?

Reizen met de auto

De hoogte van de reiskosten die je doorberekent naar jouw klant mag je in principe helemaal zelf bepalen. Van de belastingdienst mag je een reisvergoeding met een vast bedrag van €0,19 per kilometer belastingvrij krijgen. De meeste zzp'ers en ondernemers hanteren echter een tarief tussen de €0,20 en €0,30 per kilometer. Dit komt omdat de €0,19 cent vaak niet alle kosten dekt. Aan reizen met de auto zitten namelijk behoorlijk wat kosten verbonden, denk bijvoorbeeld aan benzinekosten, parkeerkosten, wegenbelasting en verzekeringskosten, maar ook afschrijving op je auto en onderhoudskosten. Wanneer jij een hoger tarief dan de €0,19 hanteert, zal je wel over het verschil inkomstenbelasting moeten gaan betalen.Het btw-tarief is afhankelijk van de dienst die jij levert. Over de zakelijke reiskosten reken je namelijk hetzelfde btw-tarief als de geleverde producten of diensten. Voor de meeste zzp'ers geldt dus het gebruikelijke tarief van 21%. Als je een auto aanschaft mag je zelf bepalen of je deze op de zaak zet of dat je een privéauto voor zakelijk gebruikt. Als je minder dan 500 kilometer per jaar privé rijdt moet de auto verplicht op de zaak. Rijd je meer? Dan mag je het helemaal zelf beslissen. Er gelden wel verschillende belastingregels die wij hieronder zullen bespreken.

Zakelijke auto

Als jouw auto op naam van de zaak staat dan mag je, voor zover de auto wordt gebruikt voor het genereren van omzet, de btw over zakelijke reiskosten terugvragen bij de btw-aangifte. Naast het aftrekken van de autokosten mag jij ook via jouw jaarlijkse afschrijving de aanschafkosten aftrekken van je winst. Als je jouw zakelijke auto ook voor privé doeleinden gebruikt dan moet je btw betalen over het privégebruik. Over al de gereden privé kilometers in een zakelijke auto zal ook bijtelling moeten worden betaald. Het is daarom belangrijk dat je goed kunt aantonen in hoeverre jij jouw auto voor zakelijke ritten hebt gebruikt.

Privéauto

Als je zakelijke kilometers met je eigen auto maakt, is het mogelijk om jouw reiskosten af te trekken van je inkomstenbelasting als je aangifte gaat doen. Dit komt omdat de belastingdienst de zakelijke reiskosten gezien als uitgaven die nodig zijn om jouw omzet te realiseren. Je mag als ondernemer dan een vast bedrag van €0,19 per kilometer aftrekken van jouw inkomstenbelasting. Het is hierbij nog belangrijker om goed jouw rittenregistratie bij te houden. Ook is het mogelijk om de btw op autokosten, zoals brandstof en onderhoud af te trekken bij de btw-aangifte.

Reizen met het openbaar vervoer

Voor het openbaar vervoer: de bus, tram, metro, trein of de ov-fiets kun je de betaalde btw terugvragen. Er geldt voor het openbaar vervoer een standaard btw-tarief van 9%. Je kunt gemakkelijk een overzicht van jou ritten downloaden via mijn ov-chipkaart. Hier zullen dan alle ritten met de kosten inclusief 9% btw staan. Als je deze kosten wil doorberekenen naar jouw klanten moet je het bedrag exclusief btw berekenen en er daarna nog 21% btw bij op tellen. Verdienen hier aan gebeurd helaas niet, want uiteindelijk moet jij net zoveel afdragen als je betaald of ontvangt.

Reizen met de scooter, fiets of de benenwagen

Ook voor reizen met de scooter, fiets of als je reist te voet kun je €0,19 aftrekken. Registreer daarom ook hier weer goed alle zakelijke reiskosten die je maakt. Het is echter niet mogelijk om alle kosten van bijvoorbeeld reparaties af te trekken bij de btw-aangifte, want dit kan alleen als de auto op naam van de zaak staat.

Hoe zit het dan met woon-werkverkeer?

Woon-werkverkeer valt voor de btw onder privégebruik, ongeacht de manier van reizen. Met woon-werkverkeer wordt het heen en weer reizen van jouw woonplaats naar de vaste werkplaats bedoeld. Als jij als zzp'er vanuit thuis werkt en geen kantoor hebt dan maakt dit geen verschil. Maar als jij een kantoor hebt, kun je hier maar beter in de buurt gaan wonen, want je krijgt tot maximaal €0,19 per kilometer vergoed. Als jij vanuit jouw woonplaats naar een andere werkplaats gaat, bijvoorbeeld om een klant op te zoeken, dan valt dit niet onder woon-werkverkeer. Jouw rittenregistratie bijhouden kan veel werk zijn. Gelukkig kan je dit heel makkelijk met Informer! Voeg jouw voertuigen toe en je kunt zo aan de slag. Zo voorkom jij misgelopen aftrekposten. Veel succes met de btw-aangifte!