Factuur bewaren als je er een foto of scan van hebt?

Nee!

Als ondernemer kun je tegenwoordig heel eenvoudig en snel (een deel van) de boekhouding zelf doen. Je verstuurt je facturen en maakt een scan of foto van alle facturen en bonnen die je binnen krijgt. Maar nu de vraag: moet je die facturen en bonnen na het maken van een foto nog bewaren? De meningen over dit punt lopen sterk uiteen tussen ondernemers, boekhouders en accountants. Toch heeft de Belastingdienst voor eens en altijd het antwoord: het weggooien van facturen of bonnen mag, als je je maar aan de spelregels houdt…

Bewaarplicht van de Belastingdienst

Veel ondernemers denken dat je een originele factuur of bon moet bewaren in verband met de bewaarplicht van de Belastingdienst. Het maken van een foto of scan voor je online boekhoudprogramma is geen probleem, zo lang je het originele document maar bewaart. Dubbel werk dus… Gelukkig denkt de Belastingdienst mee met ondernemers die een online boekhoudprogramma gebruiken. Het is namelijk toegestaan om financiële documenten op een andere manier op te slaan dan de vorm waarin het oorspronkelijk verstuurd of ontvangen is. Dat betekent dus dat je papieren facturen en bonnen ook digitaal mag opslaan, zonder dat je het origineel hoeft te bewaren.

Conversie

Het op een andere manier opslaan van documenten heet bij de Belastingdienst conversie. Uiteraard zijn er wel spelregels waar je je als ondernemer aan moet houden. Het is belangrijk dat je goed op de hoogte bent van de spelregels. Als je een factuur of bon verkeerd ‘converteert’ en vervolgens het origineel weggooit, is er geen goede link meer met het origineel. Maar wat zijn die spelregels dan precies?

De wet (artikel 52 lid 5 AWR) en het handboek ‘Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht‘ van de Belastingdienst zeggen het volgende:

• U zet alle gegevens over.
• U zet de gegevens inhoudelijk juist over.
• U zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is.
• U kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken.
• U zorgt ervoor dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd.

De gebruikte toon, woordkeuze en het noemen van wetboeken lijkt misschien wat eng, maar de vertaling van het wetboek is simpel. De Belastingdienst vindt het prima dat je een foto of scan van facturen en bonnen maakt en online opslaat. Documenten die je in je boekhoudprogramma opslaat worden opgeslagen bij een cloudservice en zijn in principe gedurende de hele bewaartermijn beschikbaar. Als je een factuur aanklikt in je boekhoudprogramma komt hij direct in beeld, dus ook met het reproduceren van de facturen zit het wel goed. Het is hierbij overigens wel aan te raden om een gecertificeerd boekhoudprogramma te kiezen. Het keurmerk Betrouwbaar Boekhouden is ontwikkeld door het onafhankelijke onderzoeksbureau gespecialiseerd in boekhoudprogramma’s GBNED. Het laat zien dat een boekhoudprogramma betrouwbaar is en het daadwerkelijk makkelijker maakt voor een ondernemer om de administratie bij te houden.

Maak een goede foto of scan!

Als je een boekhoudprogramma hebt gekozen, is de belangrijkste factor van een goede omzetting je eigen handelen. Jij maakt zelf immers de foto of scan van het originele document. Eigenlijk is je opdracht simpel om aan de wet te voldoen: maak een goede foto! Zorg ervoor dat alle informatie van de bon of factuur op je foto staat en zorg voor een goede scherpe foto. Als je met een beetje aandacht een foto maakt met je smartphone, moet dat dus eigenlijk geen probleem zijn.

Alleen als er andere echtheidskenmerken, zoals watermerken zijn gebruikt, is het raadzaam om de originele factuur te bewaren. Gelukkig hebben nagenoeg alle facturen tegenwoordig geen extra echtheidskenmerken en kun je dus met een gerust hart een foto maken én het originele document weggooien.

Staatssecretaris van Financiën

Naast duidelijke communicatie op de website van de Belastingdienst is het als ondernemer misschien ook wel fijn om te weten dat deze procedure is goedgekeurd door de staatssecretaris van Financiën. Nu officieel is bevestigd dat je als ondernemer een foto van een factuur of bon mag bewaren en het origineel mag weggooien, kan dit veel betekenen voor de manier waarop jij je boekhouding doet. Zo kun je nu eenvoudig online je facturen versturen en foto’s maken van alle facturen en bonnen die je in je handen krijgt. Deze documenten staan dan direct in je online boekhouding, waardoor je nooit meer een document kwijt bent en BTW teruggaaf misloopt. Ook het versturen van de BTW aangifte naar de Belastingdienst doe je direct vanuit je online boekhouding. Een investering in goede online boekhoudsoftware kan zichzelf dus weer terugverdienen.