Zeven stappen voor als je factuur niet wordt betaald

Bijna elke ondernemer krijgt er wel eens mee te maken: constant je zakelijke rekening refreshen, maar het geld van je klant of opdrachtgever maar niet bijgeschreven zien worden. Terwijl de deadline van je factuur toch echt al een week geleden was… In deze blog geeft Informer zeven tips om toch je geld binnen te krijgen, zodat je niet in de financiële problemen kunt komen.

Maar eerst: wettelijke betalingstermijnen

Om te kijken of je in je recht staat, zijn hieronder de wettelijke maximale betalingstermijn benoemd per categorie:

• Particuliere klanten: hier is geen wettelijk betalingstermijn voor. Met consumenten mag je als ondernemer zelf de betalingstermijn kiezen. Dit moet wel een redelijk termijn zijn, en je moet de betaaltermijn vermelden in het contract of de algemene voorwaarden;
• Bedrijven: bedrijven moeten facturen binnen 60 dagen betalen, tenzij anders afgesproken in een contract. Een betalingstermijn van langer dan 60 dagen mag, maar alleen als het voor beide partijen niet nadelig is. Geen betalingstermijn overeengekomen? Dan is de betalingstermijn 30 dagen.
• Overheid: overheden moeten facturen binnen 30 dagen na ontvangst betalen. Deze mag alleen in zeer zeldzame situaties worden verlengd.

Bekijk hieronder nu onze 7 tips.

1. Controleer of jij alles goed hebt gedaan

Het kan soms zijn dat je maar zit te wachten en te wachten op je geld, en er later achter komt dat je helemaal bent vergeten de factuur te versturen. Dus voordat je zelf met het vingertje gaat wijzen, kijk of je zelf alles goed hebt gedaan. Controleer bijvoorbeeld het e-mailadres en de naam naar wie je het hebt gestuurd, of de betalingstermijn duidelijk op je factuur staat, en of de mail wel is verstuurd. Controleer ook even of je de 12 factuureisen van de Belastingdienst hebt gevolgd. Als daar alles goed is gegaan, kun je verdere stappen zetten.

2. Stuur een eerste herinnering

Heb je na de afgesproken betalingstermijn nog geen geld ontvangen? Dan kun je een eerste herinnering naar je klant of opdrachtgever sturen. Probeer in dit bericht een vriendelijke, maar formele toon te houden. Het kan natuurlijk ook gebeuren dat je factuur onder een stapel mails is gekomen en vergeten is. In dit soort gevallen wordt het geld meestal snel gestort. Mocht dit niet zo zijn, lees dan verder…

3. Telefonisch contact

Allemaal goed en wel, die eerste herinnering, maar als je daarna nog steeds niks hoort en je nog steeds geen geld hebt ontvangen is het tijd voor de volgende stap. Neem telefonisch contact op met jouw klant of opdrachtgever. Dit is toch net even iets persoonlijker en op deze manier kun je aan de klant vragen waarom de factuur nog niet is betaald. Om ervoor te zorgen dat je jouw klant niet meteen afschrikt, moet je natuurlijk ook hier nog een vriendelijke toon aanhouden.

4. Stuur een aanmaning (tweede herinnering)

Nog steeds niet jouw geld binnen die op de factuur stond? Krijg je niet de persoon te pakken via de mail en/of telefoon? Of is het geld je mondeling beloofd, maar blijf je maar wachten? Tijd voor een aanmaning! Je hebt immers lang genoeg gewacht op de betaling. Dit bericht is vergelijkbaar met de herinnering, alleen ben je nu wat dwingender qua toon en komen er vaak extra aanmaningskosten bovenop de factuur.

Let wel op: als je klant een consument is, moet je een aanmaning sturen. Als je klant een bedrijf is, dan ben je niet verplicht een aanmaning te sturen, maar het is wel aanbevolen.

Inhoud van een aanmaning

Een aanmaning is een formele brief, waarin je:

• verwijst naar de factuur, eventuele telefoongesprekken en betalingsherinneringen;
• een betalingstermijn stelt van 14 dagen;
• melding maakt van incassokosten en juridische stappen als betaling uitblijft.

Het is verstandig om de aanmaning per aangetekende post met ontvangstbevestiging te sturen en een kopie te bewaren. Je kunt ook mailen, maar dan weet je niet zeker of deze aankomt. Met de aangetekende post met ontvangstbevestiging ben je juridisch gedekt wanneer de ontvanger ontkent de brief te hebben ontvangen.

5. Stuur een (aangetekende) pre-incasso

Blijft het contact uit of blijven er valse beloftes komen? Dan is het tijd voor een (aangetekende) pre-incasso, ook wel bekend als een 14-dagen brief. Bij een pre-incasso probeer je de openstaande rekening te innen bij je klant voordat je daadwerkelijk overgaat tot het starten van een procedure bij een incassobureau. In deze fase vermeld je de mogelijke incassokosten en geeft je je klant of opdrachtgever nog eens 14 dagen om aan de betaling te voldoen.

6. Draag case over aan een incassobureau

Als je na deze vorige 14 dagen nóg geen antwoord hebt gekregen, mag je een incassoprocedure starten. Dat betekent dat een incassobedrijf de factuur voor jou gaat innen. Hierdoor komen er nog eens extra kosten voor de wanbetaler bovenop de factuur. Er zijn wel wat regels omtrent deze incassokosten.

Regels incassokosten

Het wettelijk maximum voor incassokosten is:

• over de eerste 2.500 euro: 15%
• over de volgende 2.500 euro: 10%
• over de volgende 5.000 euro: 5%
• over de volgende 190.000 euro: 1%
• boven 200.000 euro: 0,5% (met een maximum van 6.775 euro)

Het wettelijk minimum voor incassokosten is 40 euro. Bijvoorbeeld bij een rekening van 100 euro zijn de incassokosten 40 euro, ook al is dit hoger dan 15%. De enige uitzondering op deze regel is als je met een bedrijf in een overeenkomst iets anders hebt afgesproken. Dan mag je deze afspraak aanhouden.

7. Stap naar de rechter

Deze stap komt gelukkig niet vaak voor, maar als het zelfs met een incassobureau niet lukt om het betalingsconflict op te lossen, dan is er nog maar één ding te doen. Naar de rechter stappen! Let wel op: controleer of je een zakelijke rechtsbijstandverzekering hebt, zodat je advocaat of een ander juridisch expert kunt inhuren. Je juridisch expert zal de wanbetaler een dagvaarding sturen, in andere woorden betekent dit dat je jouw voormalige klant/opdrachtgever voor de rechter daagt.

Makkelijk herinneringen en aanmaningen versturen via InformerOnline

Herinneringen en aanmaningen sturen kun je heel makkelijk zelf doen met online boekhoudprogramma InformerOnline. In het dashboard onder herinneringen heb je altijd inzicht in je openstaande facturen. Er zijn in het systeem vijf stappen, bij iedere fase hoort een andere actie richting een klant/opdrachtgever. Uiteindelijk kun je een verkoopfactuur in de vijfde fase direct doorsturen naar het incassobureau Online Incasso.