Papierloos Factureren

..en waarom iedere ondernemer dit zou moeten lezen!

Steeds meer ondernemers en bedrijven kiezen voor het versturen van hun verkoopfacturen voor een digitale oplossing in plaats van de traditioneel papieren versie. Toch kiezen nog lang niet alle bedrijven voor papierloos factureren. Maar waarom niet? Papierloos factureren heeft namelijk een heleboel voordelen. We hebben er hieronder de belangrijksten voor je op een rijtje gezet.

Papierloos factureren is sneller

De snelheid van papierloos factureren zit zowel aan de versturende als aan de ontvangende kant. Allereerst is het online versturen van een factuur sneller dan het sturen van een papieren factuur. Het maken, afdrukken, verpakken, frankeren en ter bezorging aanbieden van een document kost flink wat tijd. Maar ook binnen het online versturen van facturen zijn verschillende opties die niet allemaal even snel zijn. Zo kiest iemand die op zijn computer een factuur maakt, deze opslaat en vervolgens via zijn e-mailprogramma naar een klant stuurt óók niet voor de snelste manier.

Factureren via een online boekhoudprogramma gaat namelijk nog sneller. Zo kun je direct vanuit je online boekhouding een factuur sturen naar je klant, zonder dat je jouw e-mailprogramma hoeft te openen. Ook het aanmaken van een factuur gaat met een online boekhoudprogramma vele malen sneller. Zo hoef je niet meer te kijken naar zaken als factuurdatum en factuurnummer. Die worden net als veel andere instellingen direct goed gezet.

Zijn de voordelen van digitaal factureren aan de versturende kant al significant, de échte tijdwinst wordt gepakt aan de ontvangende kant van de facturatiestroom. Als je met goede online boekhoudsoftware een factuur stuurt, ontvang je namelijk niet alleen een PDF van de factuur, maar ook een speciaal UBL-bestand. Een UBL-bestand is een digitale versie die vaak in .xml formaat wordt meegestuurd met de factuur. Een modern boekhoudprogramma kan dit UBL-bestandje herkennen, waardoor de verwerking van de factuur in de administratie razendsnel plaatsvindt. Je kunt deze facturen met een boekrobot zelfs geheel automatisch laten verwerken. Op die manier bespaar je als ondernemer enorm veel tijd.

Relatief nieuw in het land van online factureren is het PEPPOL-netwerk. Met PEPPOL worden facturen via een speciaal beveiligd netwerk niet naar de e-mailbox van de ontvanger gestuurd, maar rechtstreeks naar de boekhouding. Je kunt je verkoopfactuur als ondernemer eigenlijk niet sneller op de juiste plaats bij de ontvangende partij krijgen. Op het PEPPOL-netwerk vind je  geverifieerde bedrijven en overheden uit binnen- en buitenland die op hun beurt ook direct naar jouw boekhouding kunnen factureren. Doordat facturen via PEPPOL ook standaard in UBL-formaat worden verstuurd kunnen documenten automatisch in jouw boekhouding worden verwerkt, zonder dat jij ook maar iets hebt hoeven doen. Dat is pas snel!

Papierloos factureren beter voor het milieu

Het is tegenwoordig een trend om met gezondheid, milieu en maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) bezig te zijn. Daarom is het eigenlijk vreemd dat er nog ondernemers zijn die niet voor online facturatie kiezen, het is namelijk veel beter voor het milieu. Het sturen van een online factuur zorgt namelijk voor 63% minder CO2 uitstoot dan traditioneel factureren. Het gemak van online factureren zorgt dus niet alleen voor snelheid, het zorgt ook voor een veel kleinere aanslag op het milieu.

Verplicht door de Rijksoverheid

Als je een verkoopfactuur naar een overheidsinstantie wilt sturen, ben je verplicht gebruik te maken van een e-factuur. Het sturen van een e-mail met daarin een PDF is hierbij niet voldoende. Je moet dus echt op zoek naar een oplossing die voldoet aan de Europese wetgeving (EU-richtlijn 2014/55/EU). Gelukkig voldoe je als ondernemer met het eerdergenoemde PEPPOL aan alle regels van de Belastingdienst en Rijksoverheid. Nóg een reden om gebruik te maken van een online boekhoudprogramma dus!

Online Factureren is veiliger

Sommige mensen denken dat het gebruiken van een cloud-applicatie ‘gevaarlijker’ is dan het gebruiken van offline oplossingen. Toch is dat beeld al lang niet meer juist. Cloud-oplossingen hebben in de voorbije jaren namelijk enorm geïnvesteerd in (online) veiligheid. De data wordt hierdoor versleuteld verstuurd en opgeslagen en back-ups worden automatisch geregeld. Hiermee kun je eigenlijk wel stellen dat de veiligheid van jouw gegevens optimaal gewaarborgd is. Dit in tegenstelling tot veel ondernemers die de veiligheid van hun financiële gegevens offline regelen. Zij bewaren harde schijven en ordners in dezelfde ruimte als het computersysteem. Diefstal en brand kan er daardoor voor zorgen dat financiële data met geen mogelijkheid is te herleiden.

Met Online Facturatie ben je flexibeler

Een browser en een internetverbinding… In het kort zijn dat de dingen die je nodig hebt om waar ook ter wereld een factuur te kunnen versturen. Ook heb je als ondernemer tegenwoordig je boekhouding vaak in je broekzak. Dankzij applicaties voor de smartphone kun je altijd en overal je facturen en offertes inzien of andere cijfers van je boekhouding bekijken. Als ondernemer ben je met al deze technologische snufjes veel mobieler en flexibeler geworden.

Wil jij ook Papierloos Factureren?

Papierloos factureren heeft zoals je ziet een aantal grote voordelen ten opzichte van traditionele factuuroplossingen. Het is sneller, veiliger, beter voor het milieu, je voldoet aan Europese regels en bent veel flexibeler.