Welke betalingstermijn moet je als bedrijf hanteren?

Je bent een (beginnend) ondernemer en je gaat voor de eerste keer een offerte of een factuur opstellen. Tot nu toe heb je bij de opzet van je bedrijf al vele beslissingen genomen, maar nu is het moment aangebroken om ook te bepalen welke betalingstermijn je voor jouw bedrijf wilt gaan hanteren. Als je er nog niet eerder over hebt nagedacht, dan zal je ervaren dat het best lastig is om te bepalen welke betalingstermijn het best van toepassing is. Hoe bepaal je namelijk wat een schappelijke termijn is voor zowel jou als voor jouw klanten?

Wettelijke betalingstermijnen

Gelukkig hebben we daar als ondernemer hulp bij gekregen, doordat de betalingstermijnen tussen ondernemingen onderling en tussen ondernemingen en overheden wettelijk zijn vastgelegd.

Business-to-business

Voor overeenkomsten tussen bedrijven, is het volgende vastgelegd:

• Indien er geen betalingstermijn onderling is afgesproken, dan is bepaald dat een factuur uiterlijk 30 dagen na ontvangst moet zijn betaald. Dat betekent dat je als opdrachtnemer altijd bent ingedekt en je na 30 dagen de standaard vergoeding voor incassokosten in rekening mag brengen.
• In overeenkomst tussen de betrokken bedrijven mag van die 30 dagen worden afgeweken en een betalingstermijn van maximaal 60 dagen worden gehanteerd.
• Indien je gebruik wilt maken van een betalingstermijn van meer dan 60 dagen, dan moet kunnen worden aangetoond dat dit voor beide bedrijven geen nadelige gevolgen heeft. Het is namelijk goed voor te stellen dat je als bedrijf dan schulden moet maken door gebrek aan inkomsten. Uiteraard wil je voorkomen dat dit een faillissement tot gevolg heeft.

Bedrijven en overheidsinstanties

Voor overeenkomsten tussen bedrijven en overheidsinstanties, is het volgende vastgelegd:

• De betalingstermijn is wettelijk op 30 dagen gesteld. Dat betekent dat tegoeden ten opzicht van beide partijen na uiterlijk 30 dagen moeten zijn overgemaakt. Hier is nagenoeg niet van af te wijken.

Eigen invulling betalingstermijnen

De meest gebruikelijke betalingstermijn tussen bedrijven is 30 dagen, maar uiteraard mag je daarvan afwijken en er een eigen invulling aan geven. Steeds vaker wordt namelijk ook een betalingstermijn van 14 dagen gehanteerd. Zeker onder freelancers en kleinere bedrijven wordt dit veelvuldig toegepast. Logisch, aangezien zij vaak een mindere financiële buffer hebben.

Een minimumbetalingstermijn bestaat niet, maar een termijn moet natuurlijk wel realistisch zijn. Als jij een betalingstermijn van 3 dagen hanteert, dan moet je er ook rekening mee houden dat een bankbetaling binnen 1 dag niet altijd mogelijk is. Kortom, de termijn moet voor beide partijen wel schappelijk blijven.

Voor overeenkomsten met consumenten is niks wettelijks vastgelegd. Echter over het algemeen is een betalingstermijn van 14 tot 30 dagen hiervoor het meest gebruikelijk.

Wees duidelijk

Welke betalingstermijn je ook hanteert of gaat kiezen, zorg ervoor dat de termijn bij voorbaat duidelijk is en dus ook op een offerte/factuur zichtbaar is en in je algemene voorwaarden staat omschreven. Zo voorkom je in ieder geval misverstanden als je van de wettelijke standaard afwijkt.

Debiteurenbeheer

Om goed inzicht te houden in je openstaande facturen en debiteuren is het raadzaam om een online boekhoudprogramma te gebruiken. Je overzichten worden dan sneller bijgewerkt en de kwaliteit van je informatie wordt beter. Bovendien kun je met een modern online boekhoudprogramma ook herinneringen en aanmaningen sturen  en je eigen betalingstermijnen invullen.