Zakelijke aankoop privé betaald: wat nu?

Het zal iedere ZZP’er en ondernemer wel eens gebeuren: je hebt een zakelijke aankoop privé betaald. Bijvoorbeeld als je de zakelijke pinpas niet bij je hebt…  Natuurlijk is dit helemaal niet erg en is het best makkelijk te verwerken in de boekhouding. Bekijk hieronder welke stappen je moet volgen om alles netjes vast te leggen.

Stap 1: Verwerk de factuur in de boekhouding

Hoe je jouw factuur ook betaald hebt, de factuur blijft de samenvatting van een zakelijke aankoop. We gaan de factuur dus ook verwerken in de boekhouding, zoals we dat bij ieder andere factuur doen. Je vult dus netjes het factuurnummer, het factuurbedrag, het BTW bedrag en de categorie (grootboekrekening) in.

Het ‘probleem’ komt pas bij de verwerking van de factuur. Op de zakelijke bankrekening komt de betaling van de factuur helemaal niet voor. Die staat immers op je privérekening en die maakt in principe geen onderdeel uit van de boekhouding.

Stap 2: Aangeven dat de factuur privé betaald is

Normaal gesproken kom je de (pin)betaling van de factuur gewoon tegen op de bankrekening. Vervolgens koppel je de factuur aan de betaling en klaar. Omdat je in dit geval je privérekening hebt gebruikt moeten we een kleine omweg gebruiken.

In de meeste boekhoudprogramma’s gebruik je hiervoor het memoriaal. In het memoriaal selecteer je de door jou ingevoerde inkoopfactuur van stap 1. Daarna kies je voor een nieuwe regel en kies je hierbij de categorie Privé*. Als je nu op opslaan klikt heb je helemaal goed aangegeven dat het bonnetje privé betaald is.

*) Sommige ondernemers hebben in hun boekhouding onderscheid gemaakt tussen Privé-opnames en Privé-stortingen. Deze groep kiest in dit geval voor de Privé-stortingen. Je hebt namelijk als het ware een bedrag ‘geïnvesteerd’ in je business (en dus gestort).

Stap 3: Geld overmaken naar je privé-rekening

De laatste stap van het proces is de overboeking van een geldbedrag van je zakelijke rekening naar je privé-rekening. Deze stap is echter niet verplicht. Doordat je bij stap 2 al hebt aangegeven dat de factuur privé betaald is, is in de boekhouding alles al goed verwerkt. Wil je liever toch het geldbedrag overmaken naar je privérekening, dan kan dat natuurlijk ook. In dat geval verwerk je de afschrijving van je zakelijke bankrekening naar je privérekening gewoon als een privé-opname.

Tip: Verwerk je facturen en bonnen samen

Stel je voor dat je niet één, maar meerdere facturen of bonnen privé betaald hebt. In dat geval kun je bij Stap 2 ook alle bonnen tegelijk selecteren. Je hoeft dan maar één keer aan te geven dat al die aankopen privé betaald zijn. Wil je dan ook nog het geld overmaken naar je privérekening? Dan hoef je ook maar één privé-opname te doen ten grootte van het totale bedrag van alle aankopen.

Als je deze blog hebt gelezen, kom je er waarschijnlijk wel achter dat zelf boekhouden eigenlijk helemaal niet zo moeilijk hoeft te zijn. Zeker als je bedenkt dat het verwerken van een privé betaalde zakelijke factuur valt onder de ‘moeilijkere’ boekingen. Wil jij ook kijken of een online boekhouding iets voor jou als ZZP’er is, ervaar InformerOnline dan 30 dagen gratis.