Wat is een aanmaning?

Een aanmaning is een bericht dat je krijgt van een bedrijf waarvan je nog een factuur moet betalen. Daarvóór krijg je eerst nog een herinnering. Dit maakt deel uit van het debiteurenbeheer.

Wat is het verschil tussen een aanmaning en een herinnering?

Als bedrijf stuur je jouw klanten een verkoopfactuur voor de diensten of producten die je levert. Natuurlijk moet jouw klant deze factuur vervolgens betalen. Een klant die jouw factuur nog moet betalen heet een debiteur. Op het moment dat de factuurdatum verstrijkt moet je de klant even herinneren aan de factuur.

Op dit moment stuur je nog geen aanmaning, maar eerst een herinnering. Een herinnering is namelijk in theorie een beleefde brief waarin je nogmaals vraagt om het voldoen van de betaling, waar een aanmaning al een stuk dwingendere toon bevat.

Het kan zijn dat klanten de dwingende en soms dreigende toon van een aanmaning niet op prijs stellen, zeker niet als ze hiervoor niet netjes herinnerd zijn. Zorg daarom dat je eerst altijd een herinnering stuurt, voordat je overgaat op de aanmaning.

Een ander verschil tussen de herinnering en aanmaning is dat sommige bedrijven aanmaningskosten rekenen. Dat betekent dat er een bepaald bedrag bovenop de factuur komt, als een soort boete. Bij een herinnering is dat eigenlijk nooit het geval.

Hoe ziet een aanmaningsbrief er uit?

Als je klant nog moet betalen terwijl de betaaltermijn al voorbij is, stuur je eerst een herinnering. Dit is meestal een vriendelijk berichtje waarin je jouw klant herinnert aan de openstaande factuur. Een klant kan de factuur vergeten zijn en betaalt vaak alsnog na dit bericht.

Soms reageert een klant niet op een herinnering. De volgende stap is dan om een aanmaning te sturen, die is vaak wat dwingender qua taal dan bij de herinnering. De klant heeft immers nu al wat langer niet van zich laten horen en moet de factuur natuurlijk wel gewoon betalen.

Het is belangrijk dat de aanmaning goed bij jou past. Dat betekent dat je altijd moet beseffen dat je deze namens jouw bedrijf stuurt. Misschien heeft de klant betaalproblemen en schaamt hij zich dat hij de factuur nog niet betaald heeft. Het sturen van een agressieve aanmaning kan er dan voor zorgen dat de relatie verstoord raakt, en er in de toekomst geen zaken meer worden gedaan. Denk dus goed na voordat je een aanmaning stuurt en op welke manier je dat doet.

Voorbeeld aanmaning

Geachte heer, mevrouw,

Ondanks een eerder verzonden herinnering betreffende openstaande facturen, hebben wij tot op heden geen betaling van u mogen ontvangen.

Indien u van mening bent, dat deze facturen niet terecht zijn of u problemen ondervindt bij het betalen van de factuur, dan stellen wij het zeer op prijs wanneer u dit binnen 8 dagen aan ons kenbaar maakt. Zo niet, dan verzoeken wij u tot spoedige betaling over te gaan.

Mocht deze aanmaning uw betaling hebben gekruist, dan kunt u deze als niet geschreven beschouwen.

Met vriendelijke groet,

Naam Bedrijf

Debiteurenadministratie

Daarna nog steeds geen betaling?

Heeft jouw klant na het sturen van de herinnering en aanmaning nog niet betaald? Dan kun je de incassoprocedure starten. Hiermee besteed je de inning van de factuur uit aan een incassobureau. Aan een incassoprocedure zijn kosten verbonden die tot op zekere hoogte voor rekening zijn van jouw klant.

Net als bij het sturen van een herinnering en aanmaning moet je goed opletten bij de manier van werken van het incassobureau. Klanten houden ondanks hun gebrekkige betalingen niet van een te agressieve werkwijze. Daarnaast zijn er een aantal spelregels voor een incassoprocedure. Weet wat je doet!

Het hele proces wat hierboven beschreven staat noemen we ook wel debiteurenbeheer.

Automatisch aanmaningen versturen

Debiteurenbeheer kan zonder gespecialiseerd programma een flinke klus zijn. Je moet alle betalingen goed in de gaten houden, je wilt namelijk geen aanmaning versturen naar iemand die al betaald heeft. Met het online boekhoudprogramma InformerOnline verstuur je facturen binnen no time. En worden ze niet betaald? Dan vind je ze terug onder het Herinneringen overzicht. Hier verstuur je met één klik een aanmaning, of kun je ze zelfs automatisch laten versturen!