Alles over een aanmaning + voorbeeld

Een aanmaning is een officiële betalingsherinnering die je stuurt als een klant niet op tijd betaalt. Hier gaat altijd een herinnering aan vooraf. Pas als de betaling dan nog uitblijft, wordt er een aanmaning verstuurd. Dit is een belangrijk onderdeel van je debiteurenbeheer.

Wat is het verschil tussen een herinnering en een aanmaning?

Als bedrijf stuur je jouw klanten een verkoopfactuur voor de diensten of producten die je levert. Een klant die jouw factuur nog moet betalen heet een debiteur. In een ideale wereld betaalt een debiteur jouw factuur direct. In de praktijk gaat dit niet altijd zo. Op het moment dat de factuurdatum verstrijkt, moet je de klant even herinneren aan de factuur. Dat doe je met een betalingsherinnering. Een herinnering is een vriendelijke reminder voor jouw klant. 

Heb je een herinnering verstuurd, maar ontvang je nog steeds geen betaling? Dan ga je over op het sturen van een aanmaning. In een aanmaning neem je een meer zakelijke en dwingende toon aan. Omdat klanten dit vaak niet op prijs stellen, is het erg belangrijk dat je begint met een herinnering. Een ander verschil tussen de herinnering en aanmaning is dat sommige bedrijven aanmaningskosten rekenen. Dat betekent dat er een bepaald bedrag bovenop de factuur komt, als een soort boete. Bij een herinnering is dat eigenlijk nooit het geval.

Hoeveel tijd zit er tussen een herinnering en een aanmaning?

De periode tussen een herinnering en een aanmaning verschilt per bedrijf of branche. Het is gebruikelijk om 7 tot 14 dagen na de herinnering een aanmaning te versturen.

Hoe ziet een aanmaning er uit?

Er is niet één vaste vorm voor een aanmaning. Het is vooral belangrijk dat de aanmaning goed bij jou past. Dat betekent dat je altijd moet beseffen dat je deze namens jouw bedrijf stuurt. Misschien heeft de klant betaalproblemen en schaamt hij zich dat de factuur nog niet betaald is. Het sturen van een agressieve aanmaning kan ervoor zorgen dat de relatie verstoord raakt. Denk dus goed na voordat je een aanmaning verstuurt en op welke manier je dat doet.

Voorbeeld aanmaning

Betreft: Aanmaning openstaande factuur

Geachte heer/mevrouw,

Ondanks onze eerdere herinnering hebben wij nog geen betaling van u ontvangen voor factuur [factuurnummer], met een vervaldatum van [datum]. Wij verzoeken u vriendelijk doch dringend om het openstaande bedrag van [bedrag] binnen [termijn, bijv. 7 dagen] te voldoen.

Indien u reeds betaald heeft, kunt u deze brief als niet verzonden beschouwen. Mocht u problemen ondervinden bij de betaling, neem dan zo spoedig mogelijk contact met ons op.

Bij uitblijven van betaling zien wij ons genoodzaakt verdere stappen te ondernemen, zoals het inschakelen van een incassobureau. Dit kan extra kosten met zich meebrengen.

Met vriendelijke groet,

Naam‍

Is een aanmaning via e-mail rechtsgeldig?

Ja, een aanmaning per e-mail is in Nederland rechtsgeldig, mits deze duidelijk en aantoonbaar is verzonden. Het is verstandig om een leesbevestiging of ontvangstbevestiging te vragen, zodat je kunt bewijzen dat de klant de aanmaning heeft ontvangen.

Wat als de klant na de aanmaning niet betaalt?

Heeft jouw klant na het sturen van de herinnering en aanmaning nog niet betaald? Dan kun je een incassoprocedure starten. Hiermee besteed je de inning van de factuur uit aan een incassobureau. Aan een incassoprocedure zijn kosten verbonden die tot op zekere hoogte voor rekening zijn van jouw klant.

Net als bij het sturen van een herinnering en aanmaning moet je goed opletten bij de manier van werken van het incassobureau. Klanten houden ondanks hun gebrekkige betalingen niet van een te agressieve werkwijze. Daarnaast zijn er een aantal spelregels voor een incassoprocedure. Weet wat je doet!

Automatisch aanmaningen versturen in InformerOnline

Handmatig je debiteuren beheren kan tijdrovend zijn. In het online boekhoudprogramma InformerOnline kun je eenvoudig automatische herinneringen en aanmaningen instellen. Facturen die niet op tijd worden betaald, verschijnen in het Herinneringen-overzicht. Hier kun je met één klik een aanmaning versturen, of dit zelfs geheel automatiseren!