Alles over debiteurenbeheer

Debiteurenbeheer omdat het proces van het beheren en opvolgen van openstaande facturen bij klanten, oftewel debiteuren. Het gaat dus om alle acties die je moet doorlopen om een factuur betaald te krijgen. Goed debiteurenbeheer is belangrijk om liquiditeitsproblemen te voorkomen. In dit artikel bespreken we hoe je in vier stappen een effectief debiteurenbeheer voert .

Ontdek hier meer over wat debiteuren zijn.

1. Stel duidelijke betalingscondities op

Wil je jouw facturen zo snel mogelijk betaald krijgen? Zorg dan voor duidelijke betalingsvoorwaarden. Hierdoor weet je klant precies wanneer jij de betaling binnen moet hebben. Deze voorwaarden vermeld je op de factuur. In InformerOnline kun je kiezen voor de volgende voorwaarden:

15 dagen betaaltermijn;
30 dagen betaaltermijn;
45 dagen betaaltermijn;
Via iDEAL;
Via PayPal;
Incasso;
Per kas.

In de meeste gevallen is deze stap genoeg om de betaling binnen te krijgen. Helaas is het in sommige gevallen nodig om meer stappen te ondernemen.

2. Verstuur eventueel een herinnering of aanmaning

Heb je de betaling niet op tijd binnen gekregen? Dan is het tijd voor een betalingsherinnering. Dit is een vriendelijke reminder met het verzoek de factuur alsnog te voldoen binnen een bepaalde termijn.

Als hier niet op wordt gereageerd is het tijd voor een aanmaning. Dit is een strengere versie van de herinnering, waarbij je in sommige gevallen extra kosten in rekening kunt brengen. In InformerOnline kun je zowel een herinnering als aanmaning automatisch versturen.

3. Start een incassoproces

Werken de herinneringen en aanmaningen niet? Dan is het tijd voor het starten van een incassoprocedure. Dit betekent dat je een incassobureau inschakelt om de betaling te innen. Deze bureaus kunnen regelingen treffen met de debiteur en brengen vaak extra kosten in rekening. In InformerOnline kun je direct een incassoprocedure starten via de koppeling met Online Incasso.

Let op: wettelijk gezien mag je pas een incassoprocedure starten als je een herinnering en een aanmaning hebt verstuurd. Omdat een incassoprocedure de relatie met je klant kan schaden, is deze stap alleen een goed idee als er geen andere optie meer is.

4. Check je automatisch bijgewerkte balans

Debiteurenadministratie gedaan? Dan kun je dit in InformerOnline direct terugzien in de balans. Deze wordt namelijk real time geüpdatet wanneer jij de boekhouding voert. Als je er dus voor zorgt dat een debiteur een openstaande factuur betaalt, zie je dat dit bedrag van de debiteurenpost wordt afgetrokken en wordt toegevoegd aan je liquide middelen.

Debiteurenbeheer zelf doen of uitbesteden?

In het online boekhoudprogramma InformerOnline kun je heel makkelijk zelf je debiteuren beheren. We hebben veel dingen geautomatiseerd, en hebben het heel makkelijk gemaakt om je debiteuren te monitoren. Dus, zelf doen is tegenwoordig erg makkelijk, en een stuk goedkoper dan uitbesteden!