Hoe verstuur ik een goede betalingsherinnering?

Je verstuurt een factuur, maar zodra de vervaldatum verstrijkt heeft je klant nog niet betaald. Dat betekent dat je een betalingsherinnering gaat versturen. Hierbij is het wel belangrijk op een aantal zaken te letten. Ontdek hier hoe je een goede herinnering stuurt, waar je op moet letten, en bekijk een voorbeeld.

Wat is een betalingsherinnering?

Een betalingsherinnering, ook wel herinnering genoemd, is een brief die je stuurt naar klanten die een factuur nog niet betaald hebben. De vervaldatum van deze factuur is verstreken, wat betekent dat de klant zich (wellicht per ongeluk) niet aan de betaalafspraken heeft gehouden. In deze betalingsherinnering herinner je de klant daarom op een vriendelijke manier dat de factuur nog openstaat, en vraag je ze alsnog te voldoen aan de betaling. Bovendien geef je de klant een nieuwe uiterste betaaldatum.

Naar wie verstuur je een herinnering?

Je verstuurt een betalingsherinnering aan klanten die een product of dienst hebben afgenomen en hiervan een factuur hebben ontvangen, maar deze factuur niet op tijd betalen. Of te wel, de vervaldatum van de factuur is verstreken. Deze klanten van wie jij nog geld moet ontvangen, worden ook wel debiteuren genoemd. Debiteuren hebben boekhoudkundig gezien een schuld aan jou. Dit is het tegenovergestelde van de betekenis van crediteuren; dit zijn namelijk bedrijven waaraan jij zelf nog een factuur moet betalen.

Je vindt de debiteuren op de balans terug als onderdeel van de activa (bezittingen). Ontdek hier meer over hoe de balans precies werkt.

Wanneer verstuur je een betalingsherinnering?

Het versturen van een herinnering kun je niet zomaar doen wanneer je wilt. Sowieso moet de betaaltermijn eerst verstreken zijn. Maar zelfs daarna is het misschien beter voor de relatie met je klant om eerst een belletje te plegen. Zeker als het gaat om een trouwe klant, is het een stuk persoonlijker om gewoon eens even op te bellen en te kijken wat de status is. In de meeste gevallen is de klant het namelijk gewoon vergeten of hebben ze een andere goede reden. Op deze manier behoud of versterk je zelfs de relatie met de klant en zal je de betaling alsnog snel ontvangen.

Mocht een belletje nou niets uithalen, of is de relatie met je klant wat oppervlakkiger, dan is het sturen van een vriendelijke reminder prima.

Wat moet er in een betalingsherinnering staan?

Er zijn geen vaste vereisten aan het sturen van een herinnering qua hoe deze eruit moet zien. Het maakt dan ook niet uit hoe je een herinnering stuurt, per mail, brief of sms, het kan allemaal. Het is vooral belangrijk een vriendelijke toon aan te houden, omdat de kans groot is dat je klant gewoon vergeten is te betalen. Verder is het goed de volgende 6 tips te overwegen:

1. Noem het factuurnummer van de verstreken factuur of voeg de openstaande factuur toe als bijlage;
2. Noem oorspronkelijke vervaldatum van de factuur;
3. Geef aan hoeveel er nog betaald moet worden;
4. Reken nog geen extra administratiekosten;
5. Geef nieuwe, kortere betaaltermijn;
6. Noem eventueel een order-, klant-, of lidmaatschapsnummer.

Voorbeeld betalingsherinnering

Geachte heer, mevrouw,

Uit onze administratie blijkt dat wij de betaling van Factuur 2023-0001 (zie bijlage), verstreken op 01-01-2023, nog niet hebben ontvangen. De factuur betreft “Contributie 2023” voor lid 012345. Wij verzoeken u vriendelijk het openstaande bedrag van €100,- te voldoen binnen een nieuwe betaaltermijn van 7 dagen.

Mocht deze herinnering uw betaling hebben gekruist, dan kunt u deze als niet geschreven beschouwen.

Met vriendelijke groet,

Naam Bedrijf
Debiteurenadministratie

Wat doe je als een herinnering genegeerd wordt?

Het is niet vanzelfsprekend dat je zodra je een betalingsherinnering verstuurd, ook meteen betaald wordt. Als de uiterste betaaltermijn van de herinnering ook verstrijkt, moet je over gaan op verder stappen. Al die stappen bij elkaar, inclusief het sturen van een herinnering, noem je het debiteurenbeheer. Dit zijn de volgende stappen in het debiteurenbeheer:

1. Bel de klant nogmaals

Als je wenst een goede relatie met een klant te behouden, raden we je aan om nog een keer te bellen voor je overgaat op verdere stappen. Natuurlijk raakt je geduld op een gegeven moment op, maar op deze manier word je als leverancier wel gewaardeerd.

2. Stuur een aanmaning (en het verschil met de herinnering)

Er is wel degelijk een verschil tussen een herinnering en een aanmaning (ook wel tweede herinnering genoemd). Vandaar dat dit ook eerder een volgende stap is dan een alternatief. In de aanmaning vraag je je klant nogmaals binnen een bepaalde termijn te betalen, maar dit keer met een strengere en dwingendere toon. Bovendien kun je aanmaningskosten gaan rekenen, of hiermee dreigen. Natuurlijk blijf je wel professioneel.

Zo zie je dus dat het verschil tussen de herinnering en aanmaning hem dus vooral in de toon van het bericht. Ook is de kans aanwezig dat de relatie met je klant verslechtert door het sturen van een aanmaning.

3. Dreigen met een incassoprocedure

Als ook je aanmaning niet wordt voldaan binnen de betaaltermijn kun je middels een pre-incasso dreigen om een incassoprocedure te starten. Hierbij kun je weer extra aanmaningskosten regelen en geef je de klant dus voor de laatste keer een uiterste betaaltermijn.

4. Start een incassoprocedure

In het uiterste geval zou je een incassoprocedure kunnen starten. Hierbij geef je de openstaande factuur uit handen en neemt een incassobureau het proces op zich. Daar komen uiteraard wel extra kosten bij kijken. Het starten van een incassoprocedure is iets wat je liever voorkomt, omdat dit de klantrelatie zeer waarschijnlijk beëindigd. Zorg dus dat je zo’n procedure tot het laatste moment uitstelt, je zou voor lage bedragen zelfs kunnen overwegen om het te laten voor wat het is.

Hoe verstuur je snel en eenvoudig een herinnering?

Door een gespecialiseerd boekhoudprogramma zoals InformerOnline te gebruiken kun je snel en eenvoudig betalingsherinneringen sturen. Dit werkt als volgt.

1. Maak en verstuur binnen 1 minuut een factuur

In InformerOnline maak je snel een professionele factuur in jouw eigen huisstijl. Je selecteert betalingsconditie die bepaalt welke betaaltermijn jij hanteert. Dit komt automatisch op de factuur te staan. Vervolgens verstuur je de factuur direct naar je klanten vanuit je boekhoudprogramma, en houd je in je factuuroverzicht bij of die al betaald is.

2. Track de status en verstuur snel een herinnering en aanmaning

Op het moment dat de uiterste betaaldatum van de factuur vervalt, komt deze in je debiteurenoverzicht onder de status Vervallen te staan. Vervolgens kun je automatisch een factuur laten sturen, of stuur je er zelf een binnen 2 klikken en komt de factuur onder de status Herinnering te staan. Als ook deze betaaldatum verloopt en je een aanmaning stuurt komt die onder de status Aanmaning te staan, en zo door. Uiteindelijk kun je zelfs een incassoprocedure starten vanuit je boekhoudprogramma.

Op die manier houd je dus altijd een duidelijk overzicht van al je vervallen facturen en krijg je zo snel mogelijk betaald. Dat wil je toch?

Meer vragen over betalingsherinneringen sturen?

Wat is het verschil tussen een herinnering en een aanmaning?

Een herinnering is een vriendelijk bericht waarin je een klant vraagt een openstaande factuur te betalen. In een aanmaning vraag je in principe hetzelfde, maar is de toon een stuk strenger en dwingender. Bovendien kunnen er aanmaningskosten aan worden gehangen.

Is het verplicht om een betalingsherinnering te sturen?

Het is niet per se verplicht een herinnering te sturen, tenzij je van plan bent een incassoprocedure te starten. Voordat je een incassoprocedure mag starten moet je wettelijk gezien eerst tenminste een herinnering hebben gestuurd.

Hoeveel kost het om betalingsherinneringen te sturen?

Als gebruiker van online boekhoudprogramma InformerOnline kun je ongelimiteerd boekhouden. Daar valt ook onder het bijhouden van je vervallen facturen en het ongelimiteerd versturen herinneringen. Op die manier ontvang je zo snel mogelijk je geld en is je boekhouding altijd up-to-date. Dat betekent nooit meer stress om kwijtgeraakte bonnetjes, moeilijke btw-aangiftes en rommelige overzichten. Alles gaat gewoon automatisch!