Wat is de Bewaarplicht?

Een bewaarplicht is een wettelijke verplichting van de Belastingdienst om bepaalde financiële gegevens gedurende een vastgestelde tijd van 7 jaar te bewaren. Deze plicht om je administratie te bewaren geldt voor iedere ondernemer in Nederland. Hoe groot of klein je ook bent.

Welke gegevens moet je bewaren?

Om ervoor te zorgen dat de Belastingdienst eenvoudig controles kan uitvoeren, is het van belang dat je als ondernemer de basisgegevens bewaart. Dat moet je doen voor de afgelopen 7 jaar. De volgende zaken vallen onder de basisgegevens:

• Het grootboek;
• Debiteuren en crediteuren;
• De in- en verkoopadministratie;
• Alle loonadministratie.

Hiernaast is het ook belangrijk om gegevens met betrekking tot bijvoorbeeld onroerend goed te bewaren. Daarvoor is de bewaartermijn iets langer, namelijk 10 jaar. Je kunt de termijn altijd bespreken met de Belastingdienst, zodat die eventueel korter wordt.

Waarom hanteert de Belastingdienst de bewaarplicht?

De bewaarplicht is er om de Belastingdienst de kans te bieden om administratie tot 7 jaar terug te kunnen controleren. Voor een controle kunnen verschillende aanleidingen zijn. Bijvoorbeeld als er sprake is van een verdachte aangifte. Maar ook als er een onderzoek wordt gedaan naar een bepaalde leverancier of zakenpartner van je klant. De inspecteur van de Belastingdienst kijkt dan of er sprake is van fouten of onregelmatigheden in de administratie.Hoewel een inspecteur niet vaak langskomt, is het wel belangrijk om je administratie goed op orde te hebben volgens de Belastingdienst. Een administratie die goed is ingericht draagt niet alleen bij aan de bewaarplicht. Bovendien geeft het je als ondernemer een betrouwbare bron van gegevens en controle over hun cijfers.

De Bewaarplicht in je online boekhouding

In het online boekhoudprogramma InformerOnline kun je eenvoudig en snel de administratie bijhouden voor de komende jaren. In alle beschikbare overzichten kun je immers selecteren welke jaren je wilt terugzien. Daarnaast zit er geen limiet aan het aantal jaren in een administratie. Zo kan de inspecteur van de Belastingdienst gemakkelijk de cijfers terugkijken. Tenslotte is er een archief aanwezig, waar je eventueel documenten kunt uploaden die je wilt bewaren in je administratie.