Factureren naar het buitenland: 4 Belangrijke tips!

Soms krijg je als ondernemer te maken met facturen die de landsgrenzen overgaan. Helaas zijn niet alle ondernemers op de hoogte van de spelregels die gelden. Omdat de Belastingdienst onderscheid maakt tussen goederen en diensten, zullen in deze blog de spelregels voor goederen worden behandeld. De spelregels voor diensten zal ik in een latere blog behandelen. Het is aan te raden om je als ondernemer bij twijfel te laten adviseren door een deskundige.

Stuurt u een factuur binnen of buiten de EU?

De Belastingdienst maakt onderscheid tussen facturen die binnen de EU worden verstuurd en facturen die buiten de EU worden verstuurd. Om te weten welke spelregels op jouw factuur slaan, is het allereerst dus belangrijk om na te gaan of de ontvanger zich binnen of buiten de EU bevindt. Een tweede onderscheid wordt gemaakt op basis van het type ontvanger. Voor ondernemers en particulieren ontvangers gelden namelijk weer verschillende regels. Hieronder een overzicht van vier situaties:

1. Je levert aan een ondernemer in een land BINNEN de EU

Als je producten levert aan een klant die BTW-aangifte doet in een ander EU land, is er sprake van een intracommunautaire levering. Allereerst is het erg belangrijk dat je er voor zorgt dat zowel het BTW-identificatienummer van jou, als dat van de klant op de factuur vermeld staan.

Je gebruikt dan het BTW-tarief van 0% en geeft bovendien op de factuur aan dat het om een intercommunautaire levering gaat. Op de BTW-aangifte geef je de levering aan onder het kopje ‘Opgaaf intracommunautaire prestaties’. Voor de klant is er in deze situatie sprake van een intracommunautaire verwerving, waarbij de BTW over de goederen later in het desbetreffende land wordt verwerkt.

2. Je levert aan een particulier in een land BINNEN de EU

Als je producten levert aan een klant die géén BTW-aangifte doet, zoals een particulier, dan moet je op de factuur de BTW in rekening brengen die geldt in het desbetreffende land. Om te voorkomen dat ondernemers zich bij één enkele levering aan een ander EU-land direct moeten laten registeren, zijn er bepaalde drempelbedragen afgesproken. Tot het drempelbedrag van het desbetreffende land mag je als ondernemer de Nederlandse BTW gebruiken. Voor bedragen boven het drempelgedrag gebruik je wèl het BTW-percentage van het desbetreffende land. Als je als ondernemer niet constant de drempelbedragen in de gaten wilt houden, mag je natuurlijk ook altijd de buitenlandse BTW-percentages gebruiken. Meer informatie en uitzonderingen over drempelbedragen vind je op deze pagina van de Belastingdienst.

3. Je levert aan een klant in een land BUITEN de EU

Als je producten levert aan een klant in een land buiten de EU gebruik je het BTW-percentage van 0%. Er wordt hierbij geen onderscheid meer gemaakt tussen een particulier persoon of een ondernemer. Voorwaarde van deze levering is wel dat jij als ondernemer aan moet kunnen tonen dat de goederen de EU verlaten hebben. Dit geldt ook als de klant de goederen bij jou op komt halen. Ook voor leveringen aan klanten die buiten de EU gevestigd zijn kunnen uitzonderingen gelden, die op deze pagina te vinden zijn.

Belangrijke Tip 1! Controleer het BTW-identificatienummer!

Indien bij een controle van het BTW-identificatienummer van uw klant duidelijk wordt dat het niet om een ondernemer gaat, kunt u van de Belastingdienst een naheffingsaanslag krijgen. U moet dan alsnog BTW betalen over de geleverde producten. Het is daarom erg belangrijk dat u dit nummer tijdig controleert!

Belangrijke Tip 2! Let op met digitale facturen!

Digitale facturen sturen naar klanten in het buitenland is toegestaan, mits jouw klant akkoord is gegaan met het feit dat jij digitaal factureert. Ondanks dat elektronische facturen steeds vaker worden gebruikt, kunnen er per land verschillende eisen gelden. Meer informatie over elektronische facturen in verschillende landen vind je op deze website.

Belangrijke Tip 3! Ben jij een uitzondering?

In sommige gevallen hanteert de Belastingdienst uitzonderingen als het gaat om leveringen aan het buitenland. Zo gelden voor accijns- en margegoederen bijvoorbeeld speciale regels. Op deze pagina van de Belastingdienst staan alle uitzonderingen vermeld, het is dus aan te raden om hier een kijkje te nemen.

Belangrijke Tip 4! Laat je adviseren!

De soort goederen, de locatie en het type klant. Allemaal voorbeelden die de regels van jouw factuur en het gekozen BTW-type kunnen beïnvloeden. Het is daarom aan te raden om de uitzonderingen op alle regels goed na te kijken. Dit kan voor jou vervelende naheffingen voorkomen. Mocht je er met alle documentatie van de Belastingdienst nog steeds niet uitkomen, is het aan te raden om je te laten adviseren door een deskundige.