Het verschil tussen boekhouder en accountant; wat kies je?

De woorden ‘boekhouder’ en ‘accountant’ worden, bewust of onbewust, nog wel eens door elkaar gebruikt. Een ondernemer kan bijvoorbeeld spreken over ‘zijn accountant’, omdat het gewoon netter klikt, terwijl het eigenlijk een boekhouder is. Niks ten ongunste van een boekhouder uiteraard, maar het is denk ik wel belangrijk om te weten wat het verschil is tussen een boekhouder en een accountant. Een nog belangrijkere vervolgvraag is dan ook, waar kan jij als ondernemer het beste voor kiezen? Is het voor jou verstandiger om samen te werken met een boekhouder of vraagt jouw situatie toch meer om de expertise van een accountant? Genoeg reden om daar met deze blogpost dieper op in te gaan.

Titel en opleiding

Los van de werkzaamheden die door deze boekhouding experts worden verricht, kijken we eerst naar de titels.

Accountant

De naam ‘accountant’ is een beschermde titel. Dat wil zeggen dat niet iedereen zich zomaar accountant mag noemen, maar dat je deze titel door middel van een opleiding moet verdienen. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen een AA accountant (Accountant-Administratieconsulent) en een RA accountant (Registeraccountant). De AA accountant heeft de titel verdiend dankzij een afgeronde HBO Accountancy opleiding en de RA accountant heeft deze opleiding op universitair niveau afgerond. Kortom, bij een accountant kun je erop vertrouwen dat de persoon in kwestie een goede kennis van de theorie in huis heeft. Een accountant is immers ook verplicht om jaarlijks opleidingen te volgen om de kennis op het gewenste niveau te houden (middels PE-punten). De meeste ondernemers die op zoek zijn naar een accountant, zoeken deze bij een accountantskantoor.

Boekhouder

De titel ‘boekhouder’ is daarentegen niet beschermd. Iedereen kan zich boekhouder noemen als hij of zij denkt verstand denkt te hebben van boekhouden. Uiteraard zijn er ook studies om personen tot boekhouder op te leiden, maar deze studies zijn niet verplicht. Iedereen kan dan ook een administratiekantoor opzetten en zijn werkzaamheden als boekhouder aanbieden. Dit wil uiteraard niet zeggen dat boekhouders niet de expertise hebben om jouw boekhouding goed te verzorgen, maar er is alleen geen toetsing voor om dit op voorhand te kunnen aantonen (los van referenties).

Het verschil

De titel die de persoon draagt, zegt nog niks over het feit of het een goede of slechte boekhouder / accountant is. Het enige verschil is dat je bij een accountant met zekerheid kunt vaststellen dat de persoon een opleiding en een verplichte praktijkstage heeft afgerond om de geleerde theorie te toetsen.

Werkzaamheden

De werkzaamheden zijn maar net zoals deze zijn besproken met de boekhouder of accountant. In z’n algemeenheid is echter wel te zeggen met welke werkzaamheden de meeste boekhouders en accountants zich bezighouden. Hieronder een aantal voorbeelden van hun werkzaamheden.

Accountant

• Het inrichten/opzetten van de boekhouding.
• Controle van de bedrijfsadministratie.
• Opgestelde jaarrekeningen controleren.
• Het opstellen van accountantsverklaringen.

Boekhouder

• Het onderhouden van de boekhouding.
• Jaarrekeningen opstellen.
• Het opstellen en indienen van belastingaangiftes (BTW-aangifte, inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting, etc.).
• Facturen opstellen en versturen.
• Uitvoeren van de salarisadministratie.

Het verschil

Over het algemeen heeft een accountant een meer controlerende rol en een boekhouder meer een uitvoerende functie. Toch zijn er in de praktijk ook veel overlappende werkzaamheden en zijn er accountants die uitvoerende taken aanbieden. Voor de zeer complexe vraagstukken, zal een boekhouder een ondernemer echter altijd doorverwijzen naar een accountant. Denk bijvoorbeeld maar aan een overname of een grote benodigde investering waarbij een lening van een bank nodig is. Een boekhouder heeft daarentegen meestal meer kennis in huis over het daadwerkelijk voeren van de boekhouding en over de belastingregels voor kleine ondernemers.

Betrokkenheid

Boekhouders en accountants weten veel over jouw onderneming. Ze hebben immers toegang tot je bedrijfsadministratie. Maar hoe betrokken zijn een boekhouder en een accountant nou eigenlijk bij je bedrijf?

Accountant

Het contact met een accountant is vaak op vaste momenten in het jaar (bijvoorbeeld eens per kwartaal) en tussendoor eventueel voor advies. Een accountant is daarom meestal minder betrokken bij je bedrijf dan een boekhouder. Het controleren van je boekhouding neemt immers minder tijd in beslag dan het beheer ervan.

Boekhouder

De betrokkenheid van de boekhouder heeft voor een groot deel te maken met hoeveel je van je administratie zelf doet en hoeveel je uitbesteedt aan het administratiekantoor. Doordat boekhouders dicht bij de administratie zitten en in de meeste gevallen in ieder geval een deel van je bedrijfsadministratie tot hun beheer hebben, zijn ze vaak nauw betrokken bij je bedrijf en heb je bij overleg meestal niet veel woorden nodig om een bericht over te brengen.

Het verschil

Hoe nauw de boekhouder of accountant betrokken is bij jouw bedrijf, heeft ook te maken met de afgesproken contactmomenten en de persoon zelf. Zijn dat een paar momenten per jaar of hebben jullie zeer regelmatig contact. Doordat de boekhouder een uitvoerende functie heeft, wat het grootste deel van de administratieve werkzaamheden bekleedt, zal je deze daarom vaak nauwer betrokken zijn bij je bedrijf dan een accountant. Soms is het voor advies echter fijn om te overleggen met iemand die meer afstand heeft van je bedrijf. In dat geval is het dan weer prettig dat je een beroep kan doen op de grotere objectiviteit van een accountant.

Aansprakelijkheid

Een correcte boekhouding is niet alleen belangrijk voor je eigen bedrijfsvoering, maar ook bij een eventuele controle door de Belastingdienst. Maar wat als blijkt dat de administratie niet in orde is en dat dit negatieve gevolgen heeft voor jouw bedrijf? Hoe zit het dan met de verantwoordelijkheid van een boekhouder en een accountant?

Accountant

Een accountant is verplicht om een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. Wanneer het foutief uitvoeren van de werkzaamheden financiële gevolgen heeft voor jouw bedrijf, dan is de schade hiervan te verhalen op de verzekering van de accountant. Dit biedt de ondernemer zekerheid dat financiële schade door toedoen van een accountant, altijd zal worden vergoed.

Boekhouder

Een boekhouder is daarentegen niet verplicht om een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. Het is daardoor lastiger om eventuele financiële schade te verhalen op de boekhouder.

Het verschil

Bij wanprestaties zijn zowel een boekhouder als een accountant verantwoordelijk voor hun daden en de geleden financiële schade als gevolg hiervan. Door de verplichte aansprakelijkheidsverzekering voor accountants, is deze schade bij een accountant altijd volledig te verhalen. Bij een boekhouder heb je deze zekerheid helaas niet. Als een boekhouder hiervoor niet verzekerd is, heb je nooit de garantie dat de volledige schade kan worden gedekt. Het bekende spreekwoord ‘van een kale kip kun je niet plukken’, is hierbij dan ook van toepassing. Dit kan desastreuze gevolgen hebben voor je bedrijf. Voor je gemoedstoestand is het daarom nooit overbodig om bij een administratiekantoor te vragen naar de aansprakelijkheidsverzekering.

Kosten

Een niet onbelangrijk verschil tussen een boekhouder en een accountant, zit ook in de kosten. Wat betaal je voor de diensten van deze experts?

Accountant

Bij het tarief van een accountant kan je al snel rekenen op € 70,- tot € 150,- per uur. Daarbij wordt vaak nog onderscheid gemaakt tussen een AA accountant en een RA accountant, waarbij het tarief van een RA accountant kan beginnen vanaf € 150,- per uur en zelfs kan oplopen tot wel € 300,- per uur. Uiteraard zal dit voor de gemiddelde ondernemer niet noodzakelijk zijn, maar alleen voor de zeer grote bedrijven.

Boekhouder

Het tarief van een boekhouder ligt aanzienlijk lager. Daarbij kan er onderscheid worden gemaakt tussen een ZZP boekhouder en een boekhouder die werkzaam is voor een administratiekantoor. Het tarief van een ZZP boekhouder zal over het algemeen lager liggen. Hierdoor variëren de tarieven van een boekhouder meestal van € 30,- tot € 70,- per uur.

Het verschil

Elke boekhouder en accountant is vrij om te bepalen welk tarief hij of zij hanteert. Echter, het tarief van een accountant ligt gemiddeld genomen een stuk hoger dan dat van een boekhouder. Wat ook logisch is. Een accountant heeft immers een lang opleidingstraject gevolgd en heeft daardoor bepaalde bevoegdheden verworven die een boekhouder niet heeft. Zo mag een accountant bijvoorbeeld een accountantsverklaring uitgeven bij de controle van een jaarverslag. Deze accountantsverklaringen zijn voor sommige bedrijven zelfs verplicht. Dit heeft als gevolg dat een accountant een hoger tarief kan rekenen dan een boekhouder. De totale jaarlijkse kosten zijn niet af te lezen aan de hand van het uurtarief. Een boekhouder zal immers op jaarbasis meer tijd besteden aan jouw boekhouding dan een accountant. Je zou dan voornamelijk op administratiekosten besparen door meer zelf te doen, zeker met de boekhoudprogramma’s van tegenwoordig. Online boekhouden wordt immers steeds makkelijker en sneller.

Wat kies je?

Afhankelijk van de complexiteit van je administratie en de grootte van je bedrijf, kies je voor een boekhouder of voor een accountant. Voor middelgrote tot grote bedrijven met meer dan 50 man personeel en tientallen miljoenen aan omzet is deze keuze al gemaakt. Zij zijn verplicht om de diensten van een accountant af te nemen. Ook wordt voor het aanvragen van een lening een accountantsverklaring soms verplicht gesteld door de bank. Ook dan ben je aangewezen op de diensten van een accountant, maar dat kan eenmalig zijn.

Prijstechnisch gezien en ook als je kijkt naar de gewenste werkzaamheden, zal voor een ZZP’er, eenmanszaak of klein MKB een boekhouder meer dan voldoende zijn. Het verschil tussen een boekhouder en een accountant zal voor hen dan ook voornamelijk worden bepaald door de prijs. De meeste (of nagenoeg alle) diensten die zij wensen af te nemen, kunnen worden uitgevoerd door een boekhouder. Aangezien zij goedkoper zijn dan een accountant, is ook deze keuze snel gemaakt.

Heb jij een groter bedrijf en heb jij vaak te maken met complexe vraagstukken en behoefte aan veel ondersteuning op juridisch, fiscaal en bedrijfseconomisch gebied, dan zal een accountant waarschijnlijk de beste keuze voor je zijn. Toch hangt de keuze altijd af van je persoonlijke situatie en je wensen.

De eerste stap is in ieder geval om te bepalen of je kiest voor een boekhouder of een accountant. Een andere vraag die hierbij kan optreden is welke rol je zelf in je boekhouding gaat spelen. Ga je factureren, zelf boeken of allebei? Wanneer je dat hebt bepaald, kan de zoektocht naar de ideale accountant of boekhouder beginnen. Laat ik daar nou eerder al eens iets over geschreven hebben…