Hoe regel je juridische zaken voor jouw bedrijf?

Starten met een eigen bedrijf vraagt ook aandacht voor juridische zaken. Wat moet er in je algemene voorwaarden staan? Hoe voorkom je wanbetalingen? Of hoe ga je om met inkoopcontracten? Lees hieronder waarmee je juridisch te maken krijgt.

Juridische zaken bedrijf: begin bij algemene voorwaarden

Elk bedrijf heeft algemene voorwaarden nodig. Ze zijn bedoeld om het ondernemen makkelijker en juridisch veiliger te maken. Je legt er onder meer in vast hoe een product of dienst wordt geleverd. Daarnaast hoe er betaald kan worden of hoe klachten worden afgehandeld. Welke voorwaarden je opneemt hangt helemaal af van het soort dienstverlening en de branche waarin je opereert. Maar een aantal zaken hoort er altijd in thuis:

Leveringsvoorwaarden

Omschrijf binnen welke termijn(en) je de producten of diensten zult leveren. Het is beter rondom die termijn wat ruimte te houden, dus deze bij benadering vast te leggen. Overschrijd je namelijk de leveringstermijn in je eigen voorwaarden dan pleeg je wanprestatie. Ook neem je hierin op wie de kosten van levering voor zijn of haar rekening neemt.

Betalingsvoorwaarden

Hierin omschrijf je hoe je afnemers kunnen betalen. Vermeld altijd binnen welke termijn moet worden betaald. Hierop kun je dan in geval van wanbetaling altijd terugvallen. Bovendien kun je opnemen dat je bij een bepaalde betaalwijze korting geeft. Bijvoorbeeld bij contant afrekenen of automatische incasso. Wanneer je betaling in termijnen toestaat is het verstandig ook een maandelijkse datum te vermelden waarop het bedrag uiterlijk binnen moet zijn.

Aansprakelijkheid

Dit deel is bedoeld om je aansprakelijkheid zoveel mogelijk te beperken. Maak de afnemer bijvoorbeeld attent op handleidingen of gebruiksaanwijzingen en leg vast dat het risico van oneigenlijk gebruik bij de afnemer ligt.

Garantiebepalingen

Leg duidelijk vast hoe de garantie is geregeld. Natuurlijk de maximale termijn, maar ook in welke gevallen de garantie niet van toepassing is.

Klachtenafhandeling

Omschrijf hoe je klachten afhandelt. Denk aan de termijn waarbinnen klachten kunnen worden ingediend. Daarnaast aan hoe de procedure verloopt.

Schadevergoeding

Bepaal welke schade wordt uitgesloten (zoals gederfde winst) en in welke gevallen je overgaat tot vergoeding van direct schade of vervolgschade. Overleg dit soort bepalingen altijd eerst met je verzekeringsadviseur.

Ontbinding van de overeenkomst

In de algemene voorwaarden horen altijd bepalingen over wanneer en hoe jij of de afnemer de overeenkomst mag ontbinden. Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer één van beide partijen zijn of haar verplichtingen niet nakomt. Ook gebeurt het bij een faillissement.De algemene voorwaarden kun je bij de Kamer van Koophandel of bij de rechtbank indienen. Het voordeel hiervan is dat je bij een verschil van mening kunt aantonen dat de voorwaarden op een bepaald moment van toepassing waren. Bij de KvK kost het deponeren € 18 per jaar en bij de rechtbank betaal je eenmalig € 100.

Een disclaimer opstellen

Een disclaimer is een eenzijdig document waarin je aansprakelijkheid grotendeels uitsluit. Het is geen overeenkomst maar slechts een mededeling aan bestaande of nieuwe klanten. Voor de duidelijkheid: de disclaimer vrijwaart je niet van wettelijke verplichtingen. Wel kun je zaken als het copyright op jouw producten en diensten opnemen. Bovendien kun je laten weten wat de beperkingen binnen jouw expertise zijn. Over het algemeen is het voldoende de disclaimer op te nemen in je website.

Copyrights vastleggen

Met het vastleggen van copyrights (kopieerrechten) bescherm je het intellectueel eigendom van jouw producten en/of diensten. Dat is meestal van toepassing op creatieve uitingen zoals teksten, foto’s, video’s of productideeën. Uitgangspunt is altijd dat de bedenker het alleenrecht heeft om te beslissen of het intellectueel eigendom mag worden overgenomen - en wat de vervolgstappen zijn wanneer het copyright is geschonden. Om te voorkomen dat je werk klakkeloos wordt gekopieerd kun je productideeën registreren bij een octrooibureau. Het copyright wordt voor een periode van tien jaar vastgelegd in het Nationaal Octrooiregister. Logo’s en merken kun je deponeren bij het Benelux Bureau voor Intellectueel Eigendom. Dat is meestal ook voor de komende tien jaar.

Inkoopcontract opstellen

Wanneer twee of meer bedrijven afspraken maken over het inkopen van iets leggen ze dit vast in een inkoopcontract. Dat kan vaak via standaardcontracten (een raamovereenkomst). Hoewel het soms ook nodig is om de afspraken tot in detail te omschrijven. In bijna alle inkoopcontracten bepaal je de volgende zaken:

De omschrijving van de diensten of werkzaamheden. De specificaties hoef je niet altijd in het contract zelf te beschrijven; dit kan ook in een bijlage bij het contract.
De levering of oplevering. Hier bepaal je samen de termijn en locatie van levering, wie de verzendkosten betaalt, of je de opdracht in gedeelten kunt opleveren, wanneer het risico van de oplevering overgaat op de afnemer, maar ook wat de gevolgen zijn bij niet tijdig opleveren.
De looptijd van de opdracht.
‍Intellectuele eigendomsrechten. Dit is belangrijk wanneer partijen tijdens de looptijd gebruik maken van elkaars eigendomsrechten.
‍Aansprakelijkheid. Wie is aansprakelijk voor schades wanneer niet of ondeugdelijk wordt opgeleverd?

Voorkom wanbetalingen (en juridische stappen)

Niemand zit te wachten op gedoe rond onbetaalde facturen. Je wilt immers de continuïteit van je onderneming niet in gevaar brengen. Met de volgende vijf tips kun je je wapenen tegen wanbetalers:

‍ Zorg voor correcte facturen.
Natuurlijk is dat in het online boekhoudprogramma InformerOnline uitstekend te regelen. Je kunt namelijk veilig facturen versturen die volledig aan de factuureisen voldoen. Ook via het debiteurenbeheer kun je snel herinneringen sturen als klanten niet betalen. Zelf moet je natuurlijk ook adequaat reageren op bestellingen. Verzend je factuur daarom direct na het leveren van een product of dienst. Handig is ook om een kopie van de algemene voorwaarden toe te voegen als bijlage of aan de achterzijde van de factuur.‍
‍
Maak duidelijke offertes. Wanneer je een offerte aanbiedt is het verplicht om de algemene voorwaarden daaraan toe te voegen. Op het moment dat een klant akkoord gaat met het voorstel moet hij of zij deze accepteren met een handtekening of een bevestiging per e-mail. Zorg er ook voor dat je alle communicatie schriftelijk vastlegt. Hiermee voorkom je namelijk discussies achteraf.‍
‍
Automatiseer betaalherinneringen. Drukte of vergeetachtigheid zijn vaak de belangrijkste oorzaken van te late betalingen. Met InformerOnline kun je klanten op een vriendelijke manier herinneren aan hun verplichtingen. Via het handige SnellerBetaald overzicht of de speciale melding in je dashboard zie je precies wanneer een klant kan worden herinnerd aan een factuur. Kom je na het verzenden van herinneringen in de fase van aanmaningen? Dan is het meestal efficiënter om even met de klant te bellen. Door dat persoonlijke contact behoud je meestal het wederzijdse vertrouwen.
‍
‍Laat de factuur online betalen. Bijna alle banken ondersteunen tools om facturen snel online te laten betalen. In InformerOnline is daarom een handige optie opgenomen om een factuur te laten betalen met een QR-code voor ING, Bunq en KNAB. De code hoeft dan alleen te worden gescand met een mobiele telefoon en de betaling is direct overgemaakt. Ook kun je via de API andere banken koppelen aan de administratie.‍
‍
Factureer in gedeelten. Zeker bij grote of langlopende contracten is het verstandig afspraken te maken over gespreide facturering. Hierdoor krijg je in elk geval een deel van het afgesproken bedrag binnen. Bovendien zie je hoe het betalingsgedrag van de klant verloopt. Mocht dat spaak lopen kun je ervoor kiezen de werkzaamheden te vertragen of zelfs te beëindigen.