Hoe stel je een balans op?

Het opstellen van een balans doe je door een momentopname te maken van alle activa en passiva binnen een bedrijf. Je doet dit voor een bepaalde periode of een bepaald project. Een eenvoudige manier om zelf een balans op te stellen is via een online boekhoudprogramma, daarin gaat namelijk veel automatisch. Ontdek op deze pagina alles over het zelf opstellen van een boekhoudbalans!

Of lees hier meer over wat een balans precies is.

De balans opmaken

Een balans is een momentopname van de activa en passiva binnen je bedrijf. Activa staat voor bezittingen en valt onder de linker- of debetzijde van de balans. Passiva staat voor schulden en vind je onder de rechter- of creditzijde. Beide zijden moeten in evenwicht zijn. Als de schulden hoger zijn dan de bezittingen, wordt dit gecompenseerd door het eigen vermogen.

Het opmaken van de balans doe je per balanspost. Hieronder lees je welke onderdelen op welke zijde vallen.

Wat staat er op de debetzijde?

Op de debetzijde vind je de bezittingen van een bedrijf. Dit wordt normaal gesproken verdeeld in 3 onderdelen. Dat zijn de volgende:

• Vaste activa: vaste activa zijn alle bezittingen die langer dan 1 jaar onderdeel van je bedrijf zijn. Hieronder vallen bijvoorbeeld bedrijfspanden, bedrijfsauto’s, machines en laptops etc. Als zo’n bezitting meer dan €450 kostte, moet je de waarde ervan afschrijven. Dat betekent dat je de totale kostprijs niet in een keer verwerkt in de boekhouding, wat weer invloed heeft op de balans. Ieder jaar wordt het bedrijfsmiddel afschrijfkundig weer iets minder waard, en die waarde zie je dan ook terug op de balans.
• Vlottende activa: in tegenstelling tot vaste- zijn vlottende activa eigenlijk de bezittingen die korter dan 1 jaar binnen de onderneming zijn. Voorbeelden hiervan zijn uiteraard je voorraad, aangezien je deze in de meeste gevallen wel binnen een jaar verkoopt. Ook de debiteuren behoren hiertoe. Debiteuren zijn mensen die jou nog moeten betalen. In principe komt dat neer op de waarde van alle openstaande verkoopfacturen.
• Liquide middelen: de betekenis van liquide middelen is erg eenvoudig. Hieronder valt namelijk al het geld binnen jouw bedrijf. Dat verdelen we dan weer onder in Bank en Kas.

Wat staat er op de creditzijde?

De creditzijde van de balans bestaat uit alle schulden of passiva van een bedrijf. Dit verdeel je in kort- en lang vreemd vermogen. Ook het eigen vermogen zet je op deze kant.

• Kort vreemd vermogen: hieronder vul je alle schulden in die je binnen 1 jaar aflost. Voorbeelden hiervan zijn belastingen die je nog moet betalen, rood staan bij de bank, en crediteuren. Crediteuren zijn het tegenovergestelde van debiteuren, wat neerkomt op alle inkoopfacturen die jij nog moet betalen aan je leveranciers. Het is in feite dus een schuld aan je leverancier.
• Lang vreemd vermogen: de schulden die langer dan 1 jaar lopen, vallen onder het lang vreemd vermogen. Hierbij moet je denken aan leningen van de bank, hypotheken, of leningen aan andere personen of instanties die langer dan een jaar lopen. Zodra je een deel van de lening aflost moet je dit uiteraard ook verwerken op de balans.
• Eigen vermogen: het eigen vermogen is een beetje de vreemde vogel op deze zijde. Dit zijn namelijk helemaal geen schulden, maar een compensatie voor het verschil tussen de beide zijdes. Zijn de bezittingen hoger dan de schulden? Dan laat het eigen vermogen zien hoe je de rest financiert. Zijn jouw schulden hoger dan jouw bezittingen? Dan gaat het niet zo goed met de onderneming, en is het eigen vermogen een negatief bedrag.

Balans voorbeeld

Om een nog duidelijker beeld van alle balansposten te scheppen, vind je op de afbeelding hieronder een voorbeeld balans. Zo zie je precies welke elementen op welke plek horen.

‍

Hoe verwerk je veranderingen in balansposten?

De balans blijft niet altijd hetzelfde. Naarmate je de jouw boekhouding voert, treden er wijzigingen op in de waarden van de balansposten. Meestal verwerk je dit aan het begin van een nieuwe periode of project. Gezien de balans altijd in evenwicht blijft, veranderen er altijd automatisch twee dingen.

Voorbeelden van wijzigingen op de balans

Om je een nog beter beeld te geven van wijzigingen op de balans, vind je hieronder via bekende situaties een aantal voorbeelden:

Je betaalt een openstaande inkoopfactuur van €100,- met je zakelijke bankrekening:

Via een banklening die je in 3 jaar afbetaalt, koop je een nieuwe bedrijfswagen van €15.000,-:

Een van jouw debiteuren betaalt zijn openstaande factuur van €300,- per bank:

Wat je ook doet, onthoud altijd dat je balans in evenwicht moet zijn, dan moet het wel goedgaan! ;)

Zo stel je de balans op in InformerOnline

In de video hieronder ontdek je hoe je een balans opstelt in InformerOnline. Liever zelf de 5 stappen lezen? Scroll dan verder onder de video!

1. Registreer je vaste activa

Net geïnvesteerd in een stel nieuwe bureaus? Dan is dat onderdeel van de vaste activa op de debetzijde van de balans. In InformerOnline kun je erg eenvoudig activa registreren en een automatisch afschrijfschema aanmaken. Dat doe je door de volgende stappen te volgen.

1. Ga naar Geavanceerd > Vaste activa.
2. Selecteer Nieuw.
3. Vul de gegevens van de investering in. Let hierbij op dat je de juiste waardes en afschrijfjaren invult.
4. Klik op Opslaan, je kunt het afschrijfschema nu bekijken onder Afschrijfschema.
5. De balans wordt automatisch geüpdatet op basis van het afschrijfschema.

2. Verwerk inkoopfacturen

Het verwerken van inkoopfacturen zorgt ervoor dat bijvoorbeeld de waarde van je voorraad wordt geüpdatet op de balans, onder de vlottende activa. Na in het begin wat robots in te stellen, wordt dit proces eigenlijk volledig geautomatiseerd. Dit doe je d.m.v. de volgende stappen.

1. Info op inkomende factuur wordt herkend door de Herkenrobot of Scan&Herken.
2. Stel de Boekrobot zo in dat deze de inkoopfactuur van bepaalde leveranciers altijd boekt onder de categorie Voorraad.
3. Check de info op de inkoopfactuur en of deze correct is geboekt.
4. De post Voorraden onder vlottende activa is automatisch bijgewerkt op de balans.

3. Koppel je bankrekening en bepaal je kaswaarde

In Informer heb je altijd een live overzicht van je banktransacties als jij je zakelijke bankrekening koppelt. Het bedrag wordt uiteraard ook direct doorgezet naar de balans. Voor wat betreft je kaswaarde, ook dit kun je zelf handmatig toevoegen. Om je bank- en kasgeld bij te werken volg je de volgende stappen.

1. Koppel je bankrekening via Instellingen > Bankrekeningen.
2. Ga naar Bank/kas en bekijk je live banktransacties.
3. Onder Bank/kas > Naar kas voeg je kasbetalingen toe.
4. Check je balans en zie hoe de liquide middelen automatisch geüpdatet zijn.

4. Let op je crediteuren en registreer leningen

De 4de stap is het verwerken van je kort- en lang vreemd vermogen, op dit moment werk je op de creditzijde van de balans. Het registreren van leningen is eigenlijk ontzettend makkelijk, net zoals het bijhouden van crediteuren. Hiervoor volg je de volgende stappen

1. Verwerk inkoopfacturen, of laat ze automatisch opgehaald, herkend en verwerkt worden door robots. (Kort vreemd vermogen)
2. Betaal inkoopfacturen > Crediteuren nemen af. (Kort vreemd vermogen)
3. Verwerk je leningen onder Geavanceerd > Memoriaal > Nieuw. (Lang vreemd vermogen)
4. Kies een debetpost én een creditpost als je de lening verwerkt, zodat de balans in evenwicht blijft. (Lang vreemd vermogen)
5. Bekijk de updates automatisch op de balans.

5. Compenseer verschillen met het eigen vermogen

Het eigen vermogen compenseert altijd het verschil tussen de activa en de passiva. Doorgaans is de waarde van je bezittingen hoger dan die van je schulden, omdat je winst maakt. Die winst zou je dan eigenlijk kunnen zien als het eigen vermogen. In InformerOnline, wordt dit altijd automatisch bijgewerkt. Zelf hoef je hiervoor dus geen stappen te doorlopen!

Er is maar één situatie waarin je zelf het eigen vermogen aanpast. Dat is als jij als ondernemer een privé-opname doet, wat betekent dat je geld uit je bedrijf trekt. Om dit correct te boeken, reduceer je het eigen vermogen.

Meer vragen over balans opstellen

Waarom is de balans altijd in evenwicht?

De balans moet altijd in evenwicht zijn omdat de linkerzijde gefinancierd wordt door de rechterzijde. Of te wel, alles wat je hebt, moet je kunnen betalen. Als er een verschil tussen de waarde van de activa en passiva is, compenseert het eigen vermogen dit.

Waarom stel je een balans op?

Het opstellen van een balans is handig om inzicht te krijgen in de manier waarop jij je bezittingen binnen je bedrijf financiert. Bovendien heb je altijd een duidelijk overzicht van de financiën in je onderneming.

Wat zijn balansposten?

Balansposten zijn onderdelen op de boekhoudbalans. Deze vallen onder de debet- of creditzijde. Voorbeelden van balansposten zijn vaste activa, vlottende activa, liquide middelen, eigen vermogen en vreemd vermogen.

‍