Voor het eerst personeel aannemen? Dit moet je regelen

Als je bedrijf maar blijft groeien, is het misschien tijd om iemand in dienst te nemen. Maar wat moet je allemaal regelen voordat je überhaupt iemand mag aannemen? In deze blog leggen we uit wat je allemaal vast moet leggen, dus lees snel verder!

Aanmelden als werkgever

Ga je voor het eerst een werknemer aannemen? Dan moet je je als werkgever laten registreren bij de Belastingdienst en Kamer van Koophandel. Via de website van de Belastingdienst kun je je aanmelden als werkgever. Als je alles goed hebt ingevuld, ontvang je een loonheffingennummer. Dit nummer heb je nodig zodat je aangifte kunt doen en omdat je loonheffingen moet inhouden op het salaris van je werknemer.

Naast het formulier van de Belastingdienst geef je via het wijzigingsformulier door aan de Kamer van Koophandel dat je personeel in dienst gaat nemen. Ook als je later veranderingen doorvoert in je personeelsbezetting, geef je dat altijd door aan de KvK. Hier vind je het wijzigingsformulier van de Kamer van Koophandel.

Werving en selectie personeel

Omdat je de juiste persoon wil vinden voor de baan, is werving en selectie een belangrijke eerste stap. Begin dus met het opstellen van een goede vacaturetekst. Tips nodig voor het schrijven van een goede vacaturetekst? De Kamer van Koophandel geeft 13 tips voor een vacaturetekst op hun website.

Identiteitscontrole personeel

Het is niet alleen handig om de identiteit van je personeel te controleren, je bent zelfs verplicht dit te controleren voordat de werknemer bij jou gaat werken. Geldige identiteitsbewijzen zijn een Nederlands paspoort of identiteitskaart, een vreemdelingenkaart of (bromfiets)rijbewijs. Twijfel je aan de echtheid van het identiteitsbewijs? Lees op de site van Rijksdienst voor identiteitsgegevens hoe je het document kan controleren. Je bewaart een kopie van de identiteitsbewijzen in je loonadministratie, waarbij alle persoonsgegevens goed leesbaar opstaan.

Arbeidsvoorwaarden vastleggen

Leg de arbeidsvoorwaarden vast, dit kan zowel mondeling als schriftelijk. Om het zwart op wit te hebben, gaat de voorkeur uit om alles schriftelijk vast te leggen, dat voorkomt veel verwarring voor jou en je medewerker. Leg deze arbeidsvoorwaarden daarom vast in een arbeidsovereenkomst. De arbeidsvoorwaarden die het meest voorkomen zijn:

• Salaris en loonstrookJe moet je als werkgever aan het wettelijke minimumloon houden, in verhouding met het aantal uren dat je medewerker werkt. Ook hebben ze recht op de minimum vakantiebijslag en een minimaal aantal vakantiedagen.
• Inhoudingen en verrekeningen op het salarisVerrekeningen zijn bedragen die je medewerker moet betalen aan jou. Denk bijvoorbeeld aan boetes. Bij inhoudingen op loon gaat het om bedragen die je via het salaris voor je werknemers betaald, zoals een aanvullende pensioenregeling of ziektekostenverzekering. Voor inhoudingen heb je wel schriftelijke toestemming nodig van je werknemer buiten je arbeidsovereenkomst. Bedragen die je wettelijk moet inhouden (zoals loonheffingen of pensioenpremies), mag je wel inhouden zonder machtiging van de werknemer.
• Arbeidsduur en werktijdenPer dag mogen werknemers vanaf 18 jaar maximaal 12 uur werken, en per week maximaal 60 uur. Maar werknemers mogen niet iedere week het maximaal 60 uren werken. Zo mogen ze gemiddeld maximaal 48 uur per week werken over een periode van 16 weken en gemiddeld maximaal 55 uur werken per week over een periode van 4 weken.
• Vakantie- en feestdagenWerknemers krijgen minsten 4 keer het aantal werkdagen per week als wettelijke vakantie. Voorbeeldje: Bij een 5-daagse werkweek heeft de werknemer dus recht op 20 vakantiedagen. Meer over vakantie- of feestdagen vind je op de site van de KvK.
• Vakantiebijslag Je werknemer heeft minimaal recht op 8% vakantiegeld over het bruto jaarsalaris. Dat is inclusief prestatietoeslagen, overwerk, provisies, onregelmatigheidstoeslagen en uitbetaalde vakantiedagen.

Administratie aanpassen

Voordat je medewerker begint, moet je nog de verplichte gegevens in je administratie verwerken. Denk hierbij aan gegevens van de loonheffingen, de loonstaat en een kopie van de identiteit van de werknemer.

Proeftijd instellen

Je kunt een proeftijd instellen voor een werknemer als de arbeidsovereenkomst 6 maanden of langer duurt., maar dit is niet verplicht. Tijdens de proeftijd kunnen zowel jij als de werknemer direct opzeggen. Deze periode is officieel geldig als het schriftelijk is vastgelegd.

Pensioen regelen

In sommige bedrijfstakken is het verplicht een pensioen aan te bieden, dit gebeurt via een verplicht bedrijfstakpensioenfonds (bpf). Is er geen bedrijfstakpensioenfonds in jouw sector? Dan mag je zelf kiezen of je werknemers een pensioenregeling aanbiedt.

Een contract opstellen

De bovengenoemde zaken regel je doorgaans door het opstellen van een contract of arbeidsovereenkomst. Op het contract zet je alle belangrijke zaken netjes op een rijtje. Vervolgens tekenen zowel jij als het personeelslid het contract. Zo staan de afspraken met je personeel dus schriftelijk en officieel vast. Er zijn een aantal zaken die je moet behandelen bij het opstellen van de arbeidsovereenkomst. Welke dat precies allemaal zijn kun je zien op onze pagina over een contract opstellen!

Kosten voor jouw personeel

Het aannemen van personeel betekent natuurlijk ook dat je personeelskosten creëert. Je moet ze namelijk maandelijks loon betalen. Het gaat in dit geval om het brutoloon. Dat betekent dat jij alle extra loonheffingen betaalt als werkgever. Daarnaast betaal je voor verzekeringen en andere bijkomende kosten. Over het algemeen is dat bij elkaar ongeveer 30% van het brutoloon. De andere 70% gaat naar de werknemer als salaris. Een aantal standaard en eventueel bijkomende kosten waarmee je rekening moet houden zijn:

• Loonbelasting;
• Zorgverzekeringswet;
• Werknemersverzekeringen zoals de WW of WAO;
• Pensioenfondsen zoals AOW en ANW;
• Vakantiegeld;
• 13e maand;
• Ziektekosten;
• Scholing;
• Reiskosten.

Het CAO per branche is leidend in het bepalen van dit soort voorwaarden. Het is daarom altijd handig om de huidige CAO's even te checken via de website het FNV.

Nieuwe verzekeringen

Op het moment dat je personeel aanneemt verandert er iets in je onderneming. Er zijn meer risico's als het ware. Vandaar dat je ook een aantal verzekeringen moet aanpassen. Voorbeelden zijn de bedrijfsschadeverzekering en de aansprakelijkheidsverzekering. Je werknemer moet immers ook verzekerd zijn voor het moment dat er iets gebeurt. Er zijn ook andere verzekeringen die je optioneel zou kunnen afsluiten. Bijvoorbeeld de ziekteverzuimverzekering of de collectieve ongevallen verzekering. Dat is natuurlijk niet verplicht. Maar achteraf is het better safe than sorry.

Loonstroken verwerken in de boekhouding

Iedere maand regent het weer loonstrookjes. Het is het meest eenvoudig om deze via een salarisadministratie software te maken. Ook omdat je ze dan direct kunt verwerken in je InformerOnline boekhouding. In het online boekhoudprogramma van InformerOnline kun je namelijk salarissoftware koppelen aan je administratie. Hierdoor kun je bakken met kostbare tijd besparen als startend ondernemer. Bovendien kun je met het online boekhoudprogramma snel online facturen sturen via het speciaal beveiligde PEPPOL netwerk. Ook de btw aangifte is binnen 2 minuten verstuurd naar de Belastingdienst. Maak ondernemen als starter makkelijker en start gratis met InformerOnline!

‍